ارزیابی به عنوان یکی از عملکردها و وظایف مهم مدیریت نوین و حتی مدیریت کلاسیک مطرح بوده و هست و زمانی برنامهریزی و طراحیهای انجام شده در مورد سازمان مثمر ثمر خواهد بود که مبنای یک نظام ارزیابی سنجیده شود و نواقص آن رفع شود . امروزه یکی از بیماریهای جدی مدیریت مخصوصا در کشورهای جهان سوم که به سمت صنعتی شدن و همچنین دنیای اطلاعاتی حرکت میکنند، عدم کنترل و ارزیابی برنامهها، افراد و سازمان است(بزاز جزایری،8:1387).
ارزیابی یک جریان بازخورد فعالیتها و مقایسه آنها با معیارهای تعیین شده است که طی آن واحدها و عوامل انسانی از چگونگی عملکرد خود و تاثیر آن در کارایی سازمان و نظرات مسئولان در مورد نتایج بدست آمده بر اساس شاخصهای معرفی شده اطلاع کسب میکنند . دلیل دیگری که میتوان بیان داشت این است که ارزیابی و اندازهگیری سه امتیاز کلیدی را برای سازمان به ارمغان میآورد که عبارتند از :
تسهیل در تعیین استراتژی و اهداف بلند مدت مشتریمدار
تهیه اطلاعات برای پاسخگویی به ذینفعان
تأکید بر مشارکت عمومی کارکنان که هر کدام خود کلیدی برای پیشرفت و توسعه سازمانی هستند و می توانند بستر تغییرات سازمانی به سوی بهینهگی باشند.
امروزه ما اطلاعات کمی در ارتباط با عملکرد سازمانی بویژه بخش عمومی و دولتی داریم و باید توجه داشت که ارزیابی عملکرد یک پدیده بسیار پیچیده است . دلیل اصلی آن است که بکارگیری آن هم برای مدیران و هم برای بخش های مورد ارزیابی یک معمای بزرگ خواهد بود. بویژه زمانی که پژوهشهای اساسی در برنامهها و نقش های استراتژیک سازمان دیده نمیشود(Ho,2012).
2-1-8)سیستمهای ارزیابی عملکرد سنتی و مدرن
سیستمهای ارزیابی عملکرد دارای سابقه چند ده ساله میباشند که معمولاً در متون مدیریت، این سیستمها را به دو دسته کلی سیستم سنتی و مدرن تقسیم میکنند بطوری که در سیستمهای سنتی تاکید زیادی بر افراد به عنوان موضوع مورد ارزیابی دارند و این در حالی است که در سیستمهای مدرن این تاکید بر روی فرایندها است. با توجه به اینکه ریشهی اصلی ارزیابی عملکرد نیز توسط حسابداران حرفهای و آکادمیک دارای چالشهای بسیار بوده است. کاپلان و جانسون در سال 1987 نشان دادند که معیارهای سنتی عملکرد سازمانی با توجه به رشد سریع سازمانهای مدرن، در حال منسوخ شدن میباشند. آنها اظهار کردند که معیارهای سنتی عملکرد سازمانی ریشه در انقلاب صنعتی داشته و منعکس کننده یک سیستم کنترل برای بازارها و سازمانهایی است که در جوامع مدرن ایجاد گردیدهاند و همچنین آنها بیان داشتند که استفاده از ابزارهای سنتی سنجش عملکرد موجب کاهش بهره وری مدیریت گردیده است. زیرا جمعآوری و پردازش اطلاعات مربوط به آنها بسیار وقتگیر بوده و تهیه گزارش دقیق مربوط به هزینه محصول نیز به علت بالا بودن هزینههای فرایند و هزینههای سربار مشکل بوده و نهایتاً این ابزار باعث میگردیدند تا مدیران نگرش کوتاه مدت نسبت به مشاغل سازمانی داشته باشند.
در سال 1995 اوکلند مشکلات اساسی اندازهگیری عملکرد را در محتوای TQM مورد بررسی قرار داد. در سال 1992 هاریسون مشکلات اساسی اندازهگیری عملکرد را درJIT ، در سال 1993 لوسکومبه در برنامهریزی منابع ساخت (MRP)، و در سال 1995 استانتون و هامر این مشکلات را در فرایند مهندسی مجدد کسب و کار (BPR) مورد بررسی قرار دادند. هر کدام از پیشرفتهای جدید در معیارهای ارزیابی عملکرد باعث میگردد تا هرچه بیشتر معیارهای سنتی اندازهگیری عملکرد آشکار شود(یزدانی،86:1385).
جدول 2-3: تفاوتهای عمده سیستمهای سنتی و مدرن ارزیابی عملکرد(یزدانی،86:1385)
سیستمهای سنتی ارزیابی عملکرد
سیستمهای مدرن ارزیابی عملکرد
-تاکید بر ارزیابی افراد
-تاکید بر ارزیابی بعد مالی سازمان
-رویدادگرا(تاکید بر رویدادها به صورت منفرد)
-شاخصهای گذشته نگر
-ایجاد جوی بی اعتماد
-کاهش روحیه خلاقیت و نواوری
-توجه صرف به مشکلات
-نتیجهگرا (تاکید بر حصول نتیجه)
-تاکید صرف بر ارزیابی عملکرد
-ارزیابی گسسته و دورهای
-تاکید بر ارزیابی فرایندها
ت-اکید بر ابعاد مختلف فرایندها
-راهبردگرا(تاکیر بر هم جهتی عملکردها و استراتژیها)