استفاده از دستگاه حضور غیاب یا ساعت حضور غیاب در سال های اخیر رشد زیادی داشته است و به طور چشمگیری روش های حسابداری را ساده تر کرده است. امروزه دستگاه های حضور غیاب به طور گسترده ای توسط شرکت های تجاری در زمینه های مختلف و در هر اندازه استفاده می شوند که ردیابی زمان کاری هر کارمند را به طور خودکار ممکن می سازند.
به منظور انتخاب مناسب ترین و بهترین نوع دستگاه حضور غیاب، بهتر است شناخت کافی از محیط، دستگاه، انواع مدل ها و کارایی هر یک صورت بگیرد و یک سری نکات ضروری رعایت شود.
دستگاه حضور غیاب چیست؟
دستگاه حضور غیاب یا ساعت حضور غیاب (که اخیرا به آن سامانه حضور غیاب نیز می گویند) ، دستگاهی برای ثبت و ذخیره تردد کارکنان در یک محیط کاری می باشد. دستگاه حضور غیاب برای پیگیری و نظارت بر زمان شروع کار توسط کارمندان و توقف کار استفاده می شود.
مزایای دستگاه حضور غیاب چیست؟
سیستم حضور غیاب مزایای بسیاری در اختیار سازمان ها قرار می دهد که به عنوان یک کارفرما قادر به کنترل کامل کارکنان خود می باشند. مواردی از قبیل ساعت کاری، تاخیر در ورود، خروج زود هنگام و زمان غیبت، نظارت و کنترل می گردد.
با گسترش سازمان ها و پیشرفت سیستم های حضور و غیاب، امکان ثبت و ذخیره ترددها و افزایش سرعت محاسبات فراهم گردیده است که علاوه بر موارد یاد شده، ترددهای ورود و خروج، مرخصی ساعتی و روزانه، ماموریت‌های متنوع شهری یا برون‌شهری، محاسبات مختلف برای ایام مختلف در ساعت ها و شیفت های مختلف (اداری، ایام نیمه تعطیل، ایام تعطیل و …) نیز قابل کنترل می باشند.
دستگاه حضور غیاب کمک می کند تا کنترل هزینه های نیروی کار از طریق کاهش پرداخت حقوق اضافی، برای زمانی که کارکنان کاری انجام نمی دهند، ممکن گردد. هم چنین سیستم های حضور غیاب برای حصول اطمینان از انطباق با مقررات کار در مورد ساعات حضور کارمندان، کاربرد دارند. این ویژگی ها که برای هر دو طرف کارفرما و کارکنان مزیت به شمار می آید، با افزایش اعتماد، دقت و صحت پرداخت دستمزد به بهبود بهره وری سازمان کمک می کند.
برای خرید دستگاه حضور غیاب چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟
برای خرید دستگاه حضور غیاب نکات مهمی وجود دارند که باید به آن ها توجه کنید:
1. در نظر گرفتن تعداد کارمندان در خرید دستگاه های حضور غیاب
به منظور خرید دستگاه های حضور غیاب برای سازمان ها و شرکت ها، باید به تعداد کارمندان موجود در سازمان توجه گردد و دستگاهی مناسب تعداد افراد خریداری شود.
به عنوان مثال شرکت ها و سازمان های با تعداد کارمندان کمتر می توانند از دستگاه های ساده تری استفاده کنند. این در حالی است که سازمان ها و ارگان های دارای تعداد کارمندان بالا نیاز دارند تا از دستگاه هایی با مشخصات فنی بالا و پردازنده قوی استفاده کنند. زیرا در هنگام ثبت تعداد بالای اثر انگشت در دستگاه های حضور غیاب ساده تر، اغلب عملکرد تشخیص اثر انگشت در آن ها کند می شود و گاهی تا چندین ثانیه طول می کشد.
هم چنین بسیاری از سیستم ها، به ویژه سیستم های مبتنی بر وب، ارزیابی هزینه خود را بر اساس تعداد کارکنان در نظر می گیرند.
2. در نظر گرفتن مکان و شرایط محیط کار در خرید دستگاه های حضور غیاب
برای خرید دستگاه های حضور غیاب باید این نکته را در نظر بگیرید که آیا می خواهید در مکان های مختلف این سیستم را استفاده کنید؟ اگر سازمان شما از امکانات و فناوری های مختلفی استفاده می کند، ممکن است علاوه بر نصب و راه اندازی، یکپارچه سازی دستگاه های حضور و غیاب نیز مورد نیاز باشد که عملا هزینه ی بیشتری نیاز خواهد بود.
شرایط محیط کار نیز ممکن است تاثیر گذار باشد . به عنوان مثال در شرایط عادی از ساعت های حضور غیاب اثر انگشتی استفاده می شود که به منظور شناسایی افراد با اثر انگشت چرب، کثیف و آلوده می توان از ساعت های حضور غیاب با سنسورهای پلیمری استفاده کرد.
در محیط های دارای گرد و غبار زیاد مانند کارگاه های ساختمانی و یا به منظور استفاده از ساعت حضور غیاب و سیستم کنترل تردد در بیرون ساختمان، می توان از ساعت های حضور غیاب ضد آب و ضد گرد و غبار استفاده کرد.
و یا در محیط هایی که امکان انتقال بیماری از طریق تماس با سنسور اثر انگشت وجود دارد نظیر بیمارستان ها و محیط های درمانی از ساعت های حضور غیاب تشخیص چهره می توان استفاده کرد.
3. فناوری استفاده شده در دستگاه های حضور غیاب
فناوری استفاده شده در دستگاه های حضور غیاب سبب تولید انواع مختلفی از این دستگاه ها شده اند که هر کدام برای شرایط خاصی مناسب تر می باشند. در حال حاضر اکثر دستگاه های حضور غیاب موجود در بازار از سه نوع فناوری جهت شناسایی افراد و ثبت تردد و حضور غیاب استفاده می کنند که عبارتند از:
– فناوری RFID: که در این فناوری از کارت های RFID به منظور ثبت تردد، ورود و خروج افراد استفاده می شود.
– فناوری سنسور اثر انگشت: که در حال حاضر سنسورهای اثر انگشت نوری و سنسورهای نسل پیشرفته پلیمری وجود دارد. سنسورهای نوری دارای معایبی نظیر عدم شناسایی اثر انگشت تقلبی، عدم امکان شناسایی اثر انگشت های خیس، چرب، جوهری، کثیف و آلوده هستند که این معایب در سنسور های پلیمری بر طرف شده است.
– فناوری تشخیص چهره که در محیط های که امکان انتقال بیماری های واگیردار وجود دارد و یا افراد به دلیل شرایط کاری سخت دارای اثر انگشت های معیوب هستند از آن استفاده می شود.
خرید دستگاه حضور غیاب اغلب در ابتدای فرایند تحقیق گام بزرگی به نظر می رسد. ممکن است ندانید به چه دستگاهی نیاز دارید، یا چه دستگاه هایی و با چه قابلیت هایی وجود دارند. امیدواریم که با خواندن این مطلب انتخاب برای شما آسان تر گردد تا بتوانید بهترین گزینه جهت خرید دستگاه حضور غیاب را انتخاب کنید و خریدی مناسب و مقرون به صرفه داشته باشید.