عملیاتی نمودن طرحهای مصوب و ابلاغی
همانگونه که در قسمت تعاریف نیز اشاره شد، یکی از ارکان طرحریزی، تعیین مسئولیتها و وظایف است. به عبارتی برای هر ردیف برنامه، حداقل یک واحد، تیم، شخص به عنوان مسئول اقدام تعیین میشود که موظف هستند، طبق الزامات تعریف شده برای هر ردیف برنامه، اقدامات لازم را انجام بدهند.بسته به نوع فعالیت و عملیات، در صورت نیاز و تشخیص از طرف سیستم مدیریت سازمان، بایستی دستورالعمل کاری برای هر فعالیت مهم و یا در سطوح بالاتر(مثلاً رویه اجرایی یا دستورالعمل اقدامات اجرایی فرایند) تهیه و مطابق آن اقدام شود.
کنترل عملکرد طرحهای ابلاغی
کنترل عملکرد عموماً جهت حصول اطمینان از عملیاتی شدن طرحهای مصوب انجام میشود. کنترل، واژهای است که تعاریف و توصیفهای متعددی از آن صورت میگیرد. عموماً مفاهیمی مانند بازرسی، ارزیابی، پایش، ممیزی و … مترادف با مفهوم کنترل در نظر گرفته میشوند. این در حالی است که کنترل، مفهومی فراتر است و میتوان از مفاهیم یاد شده به عنوان ابزارهای عملیاتی فرایند کنترل یادکرد انتخاب فعالیت کنترلی و یا ترکیبی از
فعالتهای کنترلی، متغیری وابسته به شرایط سازمان و طرحهای عملکردی طرحریزی شده، است و نمیتوان نسخه یکسانی برای سازمانها تجویز کرد. نکته حائز اهمیت در خصوص نتایج فرایندهای کنترلی، ورودی دادن نتایج کنترل به فرایند طرحریزی است. بدین ترتیب چنانچه به صورت کلی نتیجه کنترل مساعد باشد، موضوع بهبود . مستمر و اگر نتیجه کنترل نامساعد باشد، موضوع اصلاح و انجام اقدام اصلاحی مطرح میشود(بیاضی طهرابند و همکاران،1388).
شکل 2-4 : ارتباط میان اهداف، استراتژیها و طرحریزی تولید و عملیات سازمانها(بیاضی و همکاران؛ 1388)
طرحریزی اقدامات اصلاحی
همانگونه که در بخش قبلی نیز تشریح شد، نتیجه کنترل عملکرد در هر صورت به عنوان یک ورودی برای فرایند طرحریزی عملیات لحاظ خواهد شد. طرحریزی عملیات میتواند هم برای جاری سازی فرایندها، هم برای پروژههای بهبود درحوزه های مختلف، هم برای اصلاح حوزه نامساعد و هم برای ریشه کن کردن علل بهوجود آمدن یک عدم انطباق انجام میشود(بیاضی و همکاران، 1388).
2-1-6) اجزای اصلی و مراحل اجرای مدیریت عملکرد سازمانی
الگوی مدیریت عملکرد که در شکل زیر نشان داده شده است شامل سه جزء اصلی میباشد.
طرحریزی عملکرد : شامل تعیین اهداف عملکردی در سطح مختلف سازمانی، شناسایی فعالیتهای لازم در راستای دستیابی به نتایج مورد انتظار و انجام سازماندهی.
اندازهگیری عملکرد : فرایندی که میزان پیشرفت را در جهت کسب اهداف تعیین شده ارزیابی میکند و شامل اطلاعات مربوط به کارایی منابع تبدیل شده به خروجیها(کالا و خدمت)، کیفیت این بروندادها و نتایج میباشد.
بهبود عملکرد: مجموعهای از یک یا چند فعالیت یا پروژه هماهنگ که جنبه اصلاحی و یا پیشگیرانه دارد(یزدانی، 81:1385).
شکل 2-5: اجزای اصلی مدیریت عملکرد(یزدانی،81:1385)
در این راستا برای اجرای مدیریت عملکرد در یک سازمان نمونه معمولاً مراحل زیر انجام میگیرد:
مرحله1: تعیین رسالت سازمان و اهداف عملکردی استراتژیک
مرحله 2 : ایجاد مسئولیت پذیری در برابر عملکرد
مرحله 3 : برقراری نظام یکپارچه اندازه گیری عملکرد
مرحله 4 : ایجاد فرایند یا نظامی که برای گردآوری داده ها و به منظور ارزیابی عملکرد
مرحله 5 : فراهم آوردن فرایند یا نظامی برای تحلیل ، بازنگری و گزارش کردن داده های مربوط به عملکرد
مرحله 6 : تدارک فرایندی جهت استفاده از اطلاعات مربوط به عملکرد(یزدانی،81:1385).
2-1-7) ارزیابی عملکرد سازمان
ارزیابی عملکرد به مجموعه اقدامات و فعالیتهایی اطلاق میگردد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به هدفها و شیوههای اقتصادی توام با کارایی و اثربخشی صورت میگیرد. ارزیابی عملکرد سالهای متمادی است که در بخش دولتی و خصوصی در اغلب کشورهای پیشرفته جهان و تعدادی از کشورها در حال توسعه بکار گرفته شده است. در این کشورها تصویب قوانین خاص ارزیابی عملکرد جزء الزامات محسوب میگردد(Ho,2012).
یکی از رویکردهای ارزیابی عملکرد شرکتها، ارزیابی بهرهوری آنهاست. نتایج ارزیابی بهرهوری، اطلاعات ارزشمندی را در خصوص عملکرد شرکتها در اختیار تحلیلگران قرار میدهد. همچنین افزایش ثروت سهامداران به عنوان هدف اصلی واحدهای تجاری مطرح گردیده است، لذا یک واحد تجاری باید به گونهای عمل کند که با کسب بازده مناسب، ثروت سهامداران را نیز افزایش دهد. بنابراین دو معیار سنجش عملکرد، بهرهوری نیروی انسانی و ارزش شرکت میباشد (اعتمادی و همکاران، 1391).
گذشته از پایگاه قانونی ارزیابی عملکرد در کشورها و صرف نظر از حدود مرزی که بابت آن در نظر گرفته میشود، ضرورت ارزیابی اعمال و تصمیمات مدیران و عملکرد دستگاهها در شرایطی که به دلیل محدودیت امکانات ، خواستهها و نقاضاهای در حال افزایش اقتصادی و اجتماعی از سوی آحاد مختلف جامعه در برابر دولتها قرار دارد شرط پاسخگویی به نیازهای مطرح شده و دستیابی به هدفهای پیشرفته و توسعه و برقراری نوعی تبادل بین تقاضا و استفاده از منابع جامعه از طریق ارزیابی و نظارت مستمر و جامع قلمداد میگردد.