پایان جنگ های سی ساله از سال (1648-1618) و ظهور دولت ها در اروپا و تهدید سلطه و نفوذ خاندان سلطنتی هایسبورگ بر اروپا بر ظهور دیپلماسی کمک کرد و به این طریق دیپلماسی در نتیجه یک نظام نسبتا منسجم و سازمان یافته بر روابط دائم میان دولتها توسعه پیدا کرد و تبادل نمایندگان رسمی دارای اعتبارنامه و استوارنامه (اعتبارنامه ای که رسمیت پیدا کرد) و تاسیس سفارت خانه های دائمی و تدوین قوانین دیپلماسی و قوانین مصونیت دیپلمات ها به شکل استاندارد در سرتاسر اروپا شکل گرفت.
ریشه های زبان شناسی دیپلماسی از کلمه دیپلما (دیپلون) و به معنای «یک سند تاشده» نشات می گیرد و از آنجایی که این سندها (دیپلماها) و مجوزها در بایگانی های دولتها انباشته شدند و به متخصصانی نیاز داشتند که آنها را سازماندهی و راهبردی و مدیریت نماینده امور دیپلماتیک و دیپلماسی غربی همزمان شد با توسعه امپراطوری های متمرکز که نیازمند مکاتبات قابل اعتماد کشورهای حاشیه بود و بعدها در اواخر قرن 18 معنای کلمه دیپلماسی صرفا از نگهداری و بایگانی مجوزها و مکاتبات به مدیریت میان روابط دولت ها گسترش پیدا نمود و دیکشنری آکسفورد این اعتبار و گسترش را به Edmund burke (ادموند برگ) که اولین بار از کلمه دیپلماسی به معنای مدرن آن در سال 1796 استفاده شده نسبت می دهد.
عصر طلایی دیپلماسی در قرن 18 شروع شد و در طول قرون 19 و 20 ادامه پیدا کرد و کنگره وین (1815-1814) یک نظام دیپماسی را منظم و مقرر کرد و در سطح گسترده این باور عمومی پیدا شد که دیپلماسی قدیمی جای خود را به دیپلماسی نوین داد. ولی این باور در آن زمان کمی اغراق به نظر می رسید اما بعضی رویکردها در دیپلماسی به وضوح تحول پیدا کرده بود.
بند اول: دیپلماسی
واژه دیپلماسی از ریشه یونانی Diploma است. معنی لغوی آن هربرگ یا ورقه ی نوشته تا شده است و اصطلاحا ورقه ایست با مهر بالاترین مقام که به موجب آن، درجه، سمت یا امتیازی به کسی داده می شود. این دقیقا همان معناست که کلمه «دیپلم» برای دانشجویان موفق در امتحان را دارد. در معنای خاص صفت «دیپلماتیک» روابط خارجی دولت و «دیپلماسی» نحوه اداره آن روابط است.
بند دوم: تعاریف دیگر دیپلماسی
1- اداره امور بین المللی بوسیله سفیر و دیگر ماموران دیپلماتیک است.
2- ساتو می نویسد: دیپلماسی اداره امور بین دولتها به وسایل مسالمت آمیز است.
3- ریویر می نویسد: دیپلماسی منفعل دیپلماتیک است.
4- کاریر می گوید: دیپلماسی هنر دیپلماتیک در اداره امور خارجی دولت به وسایل مسالمت آمیز است، خصوصا با مذاکره و گفتگو.
5- مارتیس: دیپلماسی را دانش روابط و منافع بین الملل دولتها، یا هنر سازش دادن منافع مختلف بین الملل با هم و در معنی دقیق تر، دانش یا هنر مذاکره و گفتگو می داند.
در تعاریف فوق سه نکته شایسته توجه است. نخست اینکه دیپلماسی روشی است در بهتر پیش بردن و موفقیت در مسائل مورد نظر، دوم اینکه آن مسائل، مربوط به روابط خارجی دولت است نه امور داخلی، و سوم اینکه دیپلماسی باید با مذاکره و گفتگو و هر طریقی مسالمات آمیز دیگر باشد.
بند سوم: وظایف اصلی دیپلماسی
وظایف دیپلماسی را می توان به هفت قسمت کلی تقسیم کرد که هر یک از آنها دارای تقسیمات فرعی نیز هست.
1- نمایندگی کردن مذاکرات: یکی از وظایف نماینده و دیپلمات نمایندگی کردن از منافع یک کشور و برگزار کردن مذاکرات و گرفتن تصمیمات و شناسایی کردن منافع مشترک در زمینه های مورد اختلاف میان کشورها و برای بدست آوردن اهداف دولت و اجتناب از جنگ می باشد. بنابراین وظایف دیپلمات یا نماینده دولت و یک کشور راهبردی کردن یا هدایت روابط سازمان یافته ومنظم میان دولت ها است. در این میان اولین و مهمترین وظیفه نمایندگی است که شامل نمایندگی رسمی از جمله ارائه استوارنامه ها و تشریفات و حضور در محافل دیپلماتیک ملی یا سازمانی است. می توان گفت که مهمترین جنبه دیپلماسی نمایندگی اساسی که شامل تشریح و دفاع از سیاست ملی از طریق سفارتخانه ها و سایر مجاری دیپلماتیک مذاکرات و تفسیر سیاستهای خارجی و داخلی حکومت پذیرنده است.
2- وظیفه دوم جمع آوری اطلاعات وهمچنین شناسایی و احراز و ارزیابی کردن دولت پذیرنده و اهداف سیاسی خارجی است البته این وظیفه دیپلمات شامل این می شود که چه سیاستی در مقابل دولت در پیش بگیرد. (وزارت امور خارجه)
این وظیفه که با وظیفه نخست نیز مرتبط است ایفای نقش به منزله یک پست مراقبت است. در کنار نمایندگی اساسی چنانچه سفارتخانه ای مایل باشد وظیفه خود را کاملا و به درستی انجام دهد باید مسائل اصلی و الگوهای داخلی یا خارجی را که در شرف بروزند به همراه پیامدهای آنها تشریح کند وبه حکومت فرستنده آگاهی یا هشدار دهد. همانطور که هامفری ترویلیان یادآور شده است: «… جدای از مذاکرات، وظیفه اصلی سفیر تهیه گزارش در مورد شرایط سیاسی، اقتصادی و اجتماعی کشور است که در آن به سر می برد و همچنین گزارش دادن درباره سیاست و حکومت آن کشور و گفتگوهایی است که با رهبران سیاسی مقامات و هر شخص دیگری که وقایع کشور را برایش تبیین کرده انجام داده است.
بالاتر از همه اینها یکی از وظایف اصلی سفارتخانه هشدار به موقع در مورد تحولات نامطلوب است و این خود نیاز به مهارت و قدرت تشخیص قابل ملاحظه و تحول سیاسی دارد.
3- روابط تجاری، اقتصادی، فرهنگی و روابط یا پیوند میان دو کشور که این وظیفه شامل پیشبرد و ارتقاء اهداف دولت فرستنده و همچنین برقراری و ایجاد روابط صحیح و ارتقا حقوق بشر در رسانه ها
و سایر موسسات و نهادهای خصوصی در کشور میزبان می باشد.
4- دیپلمات ها در توسعه حقوق بین المللی مشارکت دارند یعنی وظیفه کار ویژه در موافقتنامه منطقه ای چندجانبه (منظور دیپلماسی چندجانبه) مشتمل بر تعریف کردن، بازنگری، ارتقاء قواعد و هنجارها و آئین کار و رویه ها و همچنین درتنظیم روابط بین الملل نقش دارند از این حیث دیپلماسی یک ابزار اعمال و تسهیل برای رعایت حقوق بین الملل است و در تحقیق نهایی این عملکرد دیپلماسی به نفع جامعه جهانی است در واقع نماینده سیاسی تنها یک ابزاری برای ارتقا منافع دولتهای فرستنده می باشد.