دسترسی به اطلاعات، دفتر مدیریت پروژه

۳d render of dna structure, abstract background

کاهش در چالش‌های قدرت؛
افزایش امکان تصمیم‌گیری‌های بهتر برای کسب و کار.
دفتر مدیریت پروژه – 2000 تا اکنون
آمریکایی‌ها با دفاتر مدیریت پروژه آشنا شده و شکل‌ها و مدل‌های مختلفی از آن را اجرا کردند. تمامی این سازمان‌های آمریکایی از اجرای دفاتر مدیریت پروژه و تأثیرات مثبت آن اظهار رضایت کرده‌اند. در این دوران با این که اکثر فعالیت‌های اختصاص داده شده به دفتر مدیریت پروژه تغییر نکرده بودند، ولی در این زمان یک مأموریت جدید برای دفتر مدیریت پروژه در نظر گرفته شد؛ دفتر مدیریت پروژه مسئول نگهداری تمامی دارایی‌های معنوی مرتبط با مدیریت پروژه و همچنین پشتیبانی فعالانه از برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان بود.
به‌دلیل آن‌که آثار مثبت دفتر مدیریت پروژه، قابل انکار نیست و با توجه به این که مطابق آمار موجود 90 درصد شرکت‌ها و سازمان‌های در کلاس جهانی پروژه‌های خود را به‌موقع پایان نمی‌برند (یکی از اساسی‌ترین دلایل شکست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه می‌باشد) انتظار می‌رود که حرکت به سمت دفاتر مدیریت پروژه در آینده روند صعودی بالایی داشته باشد. در قرن 21 دفتر مدیریت پروژه به جایگاه سازمانی شناخته شده‌ای در ساختار سازمانی رسیده است. وظایف و کارکرد‌های اصلی آن در این دوره عبارت از ایفای نقش محافظ برای سرمایه‌های فکری سازمان (به دلیل افزایش حجم اطلاعات مدیریت پروژه در این دوره) و نیز حمایت از برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان به جای تمرکز بر مشتری خاص می‌باشد (Kerzner, 2005).
2-2-2- ضرورت، تأثیرات و مزایای به‌کارگیری دفتر مدیریت پروژه
دفتر مدیریت پروژه را می‌توان یک سرمایه‌گذاری در سازمان در نظر گرفت که نرخ بازگشت سرمایه توسط آن از طریق کاهش هزینه‌های ناشی از شکست و نقایص پروژه‌هایی که مسئول آن‌ها می‌باشد قابل محاسبه خواهد بود. (Wysocki, 2009)
نیاز به دفاتر مدیریت پروژه زمانی بیشتر ضرورت می‌یابد که موارد ذیل در سازمان وجود داشته باشد:
رشد سازمان از نظر تعداد و پیچیدگی پروژه‌ها؛
افزایش حجم پروژه‌ها؛
فقدان استانداردها و سیاست‌های کاری؛
تقاضای منابع بیشتر به جهت افزایش پیچیدگی و تعداد پروژه‌ها.
(آتش‌فراز و همکاران، 1390)
پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان نیز می‌تواند تأثیرات بسیاری در پی داشته باشد، که می‌توان برخی از آن‌ها را در جدول 2-1 مشاهده نمود.
جدول 2-1- تأثیرات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها (آتش‌فراز و همکاران، 1390)
ردیف
تأثیرات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه
ردیف
تأثیرات پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه
1
کاهش نرخ پروژه‌های شکست خورده
7
افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات و ارتقاء کیفیت آن‌ها
2
تحویل پروژه‌ها در بودجه‌ای کمتر از بودجه از پیش تعریف شده
8