روشهای ارتباطات موثر، مهارت های ارتباطی

2-16-6-1 . تعریف شنود موثر
فرآیند کشف رمز و تعبیر و تفسیر پیامهای کلامی را بطور فعال، شنود موثر گویند. ارتباط دارای معادله ای است که نیمی از آن را گفتار موثر و نیمی دیگر را شنود موثر تشکیل می دهد . شنود موثر در دو مرحله از فرایند ارتباطات رخ می دهد. ابتدا بایستی گیرنده به پیام فرستنده گوش فرا دهد تا پیام را از رمز در آورده و پیام اصلی را درک نماید. سپس فرستنده زمانی که تلاش می کند از نتایج پیام ارسالی و بازخورد پیام آگاهی یابد، بایستی یک شنونده موثری هم وجود داشته باشد. تعداد زیادی از افراد مهارت شنود موثر را امری بدیهی و مسلم می دانند آنها گوش دادن را با شنیدن اشتباه می گیرند .
شنیدن صرفاً تبدیل جریان مکانیکی به جریان الکترونیکی است ولی گوش دادن یا شنود موثر ایجاد مفهومی جدای از آنچه می شنویم، می باشد. شنود نیازمند توجه، تعبیر، تفسیر و بخاطر آوردن است. بین شنیدن و گوش دادن سه تفاوت عمده و اساسی وجود دارد .
1- شنیدن یک کار فیزیکی و جسمانی بوده در حالی که گوش دادن یک کار ذهنی و روانی بوده و پس از انتقال اصوات و صداها، از گوش داخلی به مغز، توسط ظرف مغز و با قدرت ذهن صورت می گیرد.
51
2- شنیدن به احساس می انجامد .
3- شنیدن لزوماً ارادی نبوده و جز اعمال غیر ارادی بوده است در حالی که در گوش دادن به علت مداخله فعالانه ذهن در اطلاعات و علائم گرفته شده از اعصاب گوش داخلی و طبقه بندی و تأویل و تفسیر به آنها ماهیت کیفی و معنی و مقصود خاصی بخشیده می شود. در واقع در گوش دادن موثر فرد فعال است و نه منفعل، ولی در گوش دادن انفعالی، شخص همانند یک نوار ضبط صوت است . ( حقیقی ،1380: 250 )
4- شنود موثر به توجه شناختی و پردازش اطلاعات نیاز دارد ولی صرف شنیدن نیاز به توجه و پردازش ندارد.
بنابراین افرادی که در ارتباطات خود دارای گوش شنوا باشند، نیازمند مهارت های ارتباطی کلامی و غیرکلامی نیز هستند که شامل :
– برقراری تماس چشمی .
– تکان دادن سر به علامت تائید و حالت مناسب چهره .
– اجتناب از اقدامات انحرافی، اشارات و حرکات .
– سوأل پرسیدن .
– تأویل و تفسیر آنچه گوینده می گوید .
– اجتناب از قطع صحبت گوینده .
– بیش از حد صحبت کردن .
– تغییر حالت مستمر از نقش گویندگی به شنوندگی. (حقیقی، 1380: 251)
به طور کلی شنود باید از روی صمیمیت صورت پذیرد تا موثر باشد، یک شنونده خوب به گوینده فرصت می دهد زیرا که فکرهای خوب ضرورتاً به سرعت و بطور دقیق یا حتی روشن بیان نمی شوند. رمز شنود موثر فراگیری و عمل ساکت بودن است و از قضاوت شتابزده و سطحی درباره موضوع اجتناب می ورزد و به فکرهای جدید میدان می دهد. اعمال غیرکلامی مثبتی که به ارتباطات کمک می کند عبارتند از : حفظ تماس چشمی، حرکت جسمی فعال داشتن ، لبخند زدن و خم شدن به طرف گوینده و اعمال غیرکلامی که باید از آنها احتراز شود، از گوینده روی برتافتن، بستن دیدگان، آهنگ صدای ناپسند و پیش از اندازه خمیازه کشیدن است. ( رضائیان ، 1384 : 243)
2-16-7 . خوبیها و کاستیها ارتباط کلامی
2-16-7-1 . خوبیها ارتباط کلامی
52
برتری عمده ارتباط شفاهی این است که می تواند مبادله سریع و بازخورد فوری اطلاعات را موجب شود با پرسش و پاسخ نکته های پوشیده را روشن سازد . به کارکنانی که با بالا دستانشان دیدار حضوری پیدا می کنند احساس اعتبار بدهد آشکارا تجربه نشان داده که دیدارهای حضوری چه رسمی و چه غیر رسمی می تواند به گونه گسترده ای به درک کارکنان از مسائل یاری کند .
2-16-7-2 . کاستیها ارتباط کلامی
با وجود خوبیهایی که در بالا ذکر شد ارتباط کلامی عیبهایی را نیز به همراه دارد . ارتباط کلامی همیشه با صرفه جویی در وقت همراه نیست این موضوع را مدیرانی که در نشستهایی مختلف شرکت می کنند و بی هیچ گونه نتیجه و یا بدست آوردن بهره ای نشست را ترک می کنند به خوبی با خبرند.این گونه نشستها می تواند از نظر زمان و بودن جلسه پرهزینه باشد.( هرولدکونتز و دیگران، 1374 :343)
2-17 . روشهای ارتباطات موثر