قانون دفاتر اسناد رسمی، دفاتر اسناد رسمی

hand drawing a shortcut to a maze on a chalkboard

دفترخانه اسناد رسمی واحدی است وابسته به دادگستری جمهوری اسلامی ایران که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود. (ماده ی 1 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتر یاران مصوب 1354 ).و همچنین محلی که سردفتر برای انجام کار وظایف دفتری خود تعیین و به اداره ثبت محل و اداره ثبت اسناد مرکز اطلاع می دهد (ماده 22 قانون دفتر اسناد رسمی مواد 22-23 نظامنامه 1316و ماده 13-14 نظامنامه 1317 . محل تنظیم و ثبت اسناد رسمی را دفتر خانه می نامند و اسم قدیمی آن محضر است دفاتر اسناد رسمی را به عنوان یک بخش خصوصی تحت حاکمیت جمهوری اسلامی ایران ،می توان یکی از بارزترین مصادیق اجرای اصل44قانون اساسی دانست ،که گردانندگان آن از دیر باز به عنوان کاتبین بالعدل از خدمتگذاران صدیق و بی ادعای جامعه بوده اند.شایدیک وجه تسمیه دفتر خانه به محضر همین است که از همان اوان تاسیس،این مکان محل حضور مجتهدین ودانشمندان آگاه به احکام و قوانین دین مبین اسلام بوده است تا کمر همت بر انجام دستور صریح خداوند متعال به امر کتابت ببندند آنجا که در آیه282سوره مبارکه بقره می فرماید:
ای اهل ایمان هنگامی که بدهی مدت داری به یکدیگر پیدا کنید ،آن را بنویسید.وباید نویسنده ای از روی عدالت ،سندرا در میان شما بنویسدوکسی که قدرت بر نویسندگی دارد ،نباید از نوشتن ،همانطور که خدا به اوتعلیم داده ،خوداری کند پس باید بنویسد….»
تشکیلات دفاتر اسناد رسمی
دفتر خانه اسناد رسمی تشکیل می شود از یک سردفتر و یک یا چند دفتر یار و به تعداد لازم منشی و کارمند.
2-1 – سردفتر: شخصی است که با رعایت مقررات مربوط،با جلب نظر کانون سر دفتران،از طرف سازمان
ثبت اسناد و املاک پیشنهاد و به موجب ابلاغ شورایعالی قضایی به آن سمت منصوب می گردد و اداره ی امور دفتر خانه بر عهده ی او می باشد(ماده 2 همان قانون)
2-2 – دفتریار: دفتر یار کسی است که به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان اسناد و املاک برابر مقررات به این سمت منصوب می شود.وهر دفتر خانه می تواند دو دفتر یار داشته باشد.دفتر یار اول سمت معاونت دفتر خانه و نمایندگی سازمان ثبت را هم دارا می باشد.(ماده ی 3 همان قانون )
2-3 – منشی وکارمند: در هر دفترخانه اسناد رسمی بنا به مقتضیات کاری، به تعداد مورد نیاز منشی و کارمند مشغول به کار می باشند که اغلب کارهای ثبت و بایگانی و امورات رایانه ای را انجام می دهند.
محل دفترخانه
در هر شهر یا بخشی،محل دفتر خانه به معرفی سردفتر و موافقت اداره ی ثبت محل تعیین خواهد شد.تغییر محل دفتر خانه از محلی به محل دیگر همان شهر یا بخش فقط در صورت ضرورت و با تصویب ثبت محل امکان پذیر است (ماده ی 4 همان قانون)
4- تأسیس دفترخانه
در شهرها و بخش هایی که جمعیت آنها کمتر از 15 هزار نفر باشد یک دفتر خانه اسناد رسمی تأسیس می شود و درجاهایی که جمعیت آنها بیشتر است برای حداقل هر 15 هزار نفر و حداکثر هر بیست هزار نفر یک دفتر خانه تاسیس خواهد شد،در مورد 15 هزار یا 20 هزار ،آمار در آمدحاصل از حق الثبت معاملات یک دفتر خانه ملاک خواهد بود.
گفتار دوم- دفاتر لازم در دفتر خانه اسناد رسمی
طبق ماده ی 11 آیین نامه های بند 4 و ماده ی 6 تبصره ی 2 ماده ی 6 و مواد 14و17 و19 و20و24و28و37و53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتر یاران مصوب 17 دی ماه 1354 وزارت دادگستری و بخشنامه ی شماره 9023/2-25/10/58 هر دفتر خانه باید دارای دفاتر زیر باشد:
1-دفتر ثبت اسناد : دفتری است که توسط اداره ثبت اسناد و املاک پلمپ شده و اسناد در آن ثبت می شود.
2-دفتر راهنما: دفتری است که متضمن اسامی متعاملین ونوع سند و شماره و تاریخ آن خواهد بود.
3-دفتر درآمد: دفتری است که به منظور ثبت هزینه های سند و شماره ی قبض هزینه های مزبور در آن قید می شود این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد.
4-دفتر اندیکاتور: دفتری است که ثبت مکاتبات تقاضانامه ی اجرایی و خلاصه معاملات در آن صورت میگیرد.
5-دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار: دفتری است که کلیه شمارات اوراق بها دار و قبوض سپرده در آن ثبت می گردد.
6-دفتر گواهی امضاء: برابر ماده20قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران ودفتریاران دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاءذیل نوشته های عادی است ونوشته تصدیق امضاءشده با توجه به ماده375 آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود
7- دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و مشمول بند ز: دفتری است که اسامی اشخاص ممنوع المعاله و املاک باز داشتی که از سوی اداره ثبت اسناد واملاک ارسال می گردد ثبت میشود.
مبحث سوم – ثبت رسمی سند