استفاده از فرایند رسمی بررسی و ارزشیابی میزان موفقیت گروهها و افراد در تحقق اهداف
پیوند دادن ارزشیابی عملکرد و توسعه کارکنان، پاداشدهی و ایجاد انگیزه و تقویت رفتار مطلوب، به کارگیری این اصول سبب پیوند بین اهداف استراتژیک سازمان و عملکرد کارکنان، توسعه سازمانی، پاداشها و نتایج سازمانی میشود(جزئی،19:1388-21).
مدیریت عملکرد سازمانی مسیر دست یافتن به اهداف سازمانی را تعیین میکند و به این علت، متغیرهایی که سبب بهبود عملکرد سازمان میشوند از اهمیت قابل توجهی برخوردارند(محقر و همکاران، 1392).
2-1-5) معرفی مدل جامع اجرایی مدیریت عملکرد سازمان
کلیات و دامنه کاربرد مدل
با توجه به پیشرفت و تعمیق سیستمهای مدیریتی و به لحاظ لزوم پرداختن به نیازها و توقعات عوامل درونی و بیرونی سازمانها و جلب رضایت آنان، در طی سالیان اخیر شاهد تقسیمبندی واستقلال مدلهای مدیریتی هستیم. لیکن قطعاً میتوان بیان کرد که ریشه و محتوای اصلی بیشتر آنها مبتنی بر چرخه معروف PDCA (طرحریزی، اجرا،کنترل و اصلاح) است و بالطبع، سیستم مدیریت عملکرد سازمان هم مستثنی از آن نیست.مدیریت عملکرد سازمان فرایندی استراتژی و جامع است که موفقیت پایدار سازمان را از طریق بهبود عملکرد فراهم میآورد . فرایند مدیریت عملکرد به عنوان یک فرایند مدیریتی، اساسیترین نقش را در تحقق اهداف و ماموریت سازمانها ایفا می کند. این فرایند، سازمان و تمام منابع آن را در جهت پیشبرد استراتژی های اتخاذ شده برای دستیابی به اهداف تعریف شده در دوره های زمانی مختلف، هدایت و راهبری میکند. لازمه مدیریت عملکرد سازمانها در دوره های زمانی کوتاه مدت، معین بودن اهداف و استراتژیهای دستیابی به آنهاست و مدیریت عملکرد، فراهم آورنده شرایطی برای پیادهسازی استراتژیهای سازمان است. البته تعیین اهداف و استراتژیها میتوانند از فعالیتهای سطح بالاتر مدیریت عملکرد سازمانها تلقی شوند. نمودار هرمی شکل شماره 2-2، تبیین کننده جایگاه سیسستم مدیریت عملکرد توسعه داده شده است
همانطورکه در شکل2-1 نشان داده شده است، طرحریزی دارای مسیری از بالا به پایین و دستیابی به نتایج دارای مسیری از پایین به بالاست.به عبارت دیگر میتوان اینگونه بیان کرد که تعیین چشمانداز و اهداف بلندمدت و کوتاه مدت، پیش نیاز تعیین استراتژی ها و تعیین استراتژیها پیش نیاز طرحریزی عملیاتاند. در این حالت، مجموعه برنامههای روزانه، در جهت دستیابی به چشمانداز جاریسازی میشوند و موفقیت پیاده سازی این سطح از برنامهها و طرحهای تضمین کننده تحقق چشم انداز سازمان خواهد بود. البته قابل ذکر است قابلیت موفقیت سازمان حاصلضربی از دقت و صحت کلیه مراحل مسیر طرحریزی مدیریت سازمان(از تعیین چشم انداز تا تدوین برنامه روزانه) است و ضعف در هر مرحله به صورت مستقیم موفقیت کلی سازمان را تحت تاثیر قرار خواهد داد.
شکل 2-1: تبین حوزه سیستم مدیریت عملکرد(بیاضی طهرابند و همکاران؛1388)
مفروضات مدل
مدل اجرایی مدیریت عملکردی (شکل شماره2-2) مدلی فرایندگرا و نتیجهگر است که بر اساس این مفروضات توسعه داده شده است:
هدف غایی مدیریت عملکرد سازمانها، تحقق عملکرد مورد انتظار از سازمان در تمام ابعاد است،
رویکرد ساختاری متناسب با شرایط کسب وکار امروزی، اتخاذ رویکردی فرایندگراست،
عملکرد سازمانها عبارت از نتایج قابل اندازهگیری و اقدامات سازمانی مرتبط با ماموریت است
ماموریت سازمانها ارائه خروج هایی مشخص و دارای ارزش به ذینفعان است،
ماموریت سازمان از طریق تعامل مجموعه فرایندهای سازمان، عملیاتی است،
مجموعه عملیات تعریف شده برای فرایندهای سازمان، به عنوان شرح وظایف کارکنان و واحدهای سازمانی مفهوم سازی میشوند،
برای هر خروجی قابل ارائه به ذینفعان سازمان، مجموعهای از الزامات وجود دارند که سازمان ملزم به رعایت آنهاست، این الزامات میتوانند مربوط به خروجی حوزههای عملکردی، جریان و فرایند خلق خروجی و یا حتی نحوه تعامل با ذینفعان خاص حوزه عملکردی مورد نظر باشند (بیاضی طهرابند و همکاران، 1388).
شکل 2-2: سیمای سیستمی سازمان و عناصر سیستم مدیریت عملکرد (بیاضی طهرابند و همکاران؛1388)
تشریح عناصر مدل
شکل شماره 2-3، نمای شماتیکی از سیمای سیستمی سازمان است که عناصرسیستم مدیریت عملکرد سازمانها را به تصویر می کشد.
تشریح چگونگی پیاده سازی ابعاد سیستم مدیریت عملکرد در سازمانها
همانگونه که در بخشهای قبلی ذکر شده است، سیستم مدیریت عملکرد سازمان سیستمی است که دربرگیرنده ابعاد طرحریزی، عملیاتی کردن و اجرا ، کنترل عملکرد و انجام اقدامات اصلاحی است. بنابراین در ادامه چگونگی پیاده سازی هرکدام از این ابعاد تشریح شده است:
طرحریزی تولید و عملیات:
منظور اصلی از طرحریزی تولید و عملیات، مشخص و مصوب کردن مجموعه شرایط عملکردی (هدف، شرح عملیات، حجم، زمانبندی، مسئولیتها، ذینفعان، همکاران، منابع مورد نیاز، مکانیزمهای اندازهگیری و … ) یک فرایند واحد سازمانی در دستیابی به اهداف سازمان است. اهمیت فرایند طرحریزی به اندازهای است که اگر سازمانها درعملیاتی کردن آن شکست بخورند، در واقع برای شکست خود برنامهریزی کردهاند. فرایند برنامهریزی عملیات نیز مانند تمامی فرایندها، ورودی دریافت میکند، عملیاتی انجام میدهد و خروجی خود را در قالب طرحهای مصوب به هم فرایندها/ واحدهای سازمانی ارائه میکند.شکل 4، نمای فرایندی طرحریزی تولید و عملیات ر
ا به تصویرکشیده است. طرحریزی تولید و عملیات میتواند در سطوح مختلف عملکردی تحقق یابد، لیکن واضح است که طرحریزی عملیات سطوح پایین تر منشعب از طرحریزی عملیات سطوح بالاتر است؛ همانگونه که عملکرد سطوح پایین برای دستیابی به نتایج عملکردی سطح بالا طرحریزی و عملیاتی میشوند. الگویی از طبقه بندی سطوح عملکردی در جدول شماره 2-3 نشان داده شده است. میدانیم که یکی از وظایف اصلی مدیران سازمانها، طرحریزی تولید و عملیات است که این وظیفه میتواند توسط مدیران و یا واحد سازمانی ستادی که به منظور برنامهریزی و کنترل تشکیل میشوند، عملیاتی شود. معمولاً سازمانها به منظور طرحریزی تولید و عملیات از فرمهای خاصی که نشان دهنده اجزای برنامه ها هستند، استفاده می کنند.برنامهریزی تولید و عملیات میتواند به صورت دورههایی که مدت زمان آن براساس ویژگیهای سازمان (اندازه، نوع محصولات، تنوع و …) تعیین میشود، انجام و با دریافت ورودیهای جدید و یا ایجاد تغییر در ورودیهای قبلی، در دوره زمانی تعیین شده ای روزآمد شود. این موضوع ارتباط تنگاتنگی با نوع اهداف تعریف شده برای حوزههای مختلف عملکردی دارد. میدانیم که فرایند طرحریزی بایستی هدف محور باشد، بنابراین پس از تعیین اهداف در افقهای زمانی مختلف و تعیین استراتژیهای مختلف برای دستیابی به اهداف، طرحهای متناسب با افقهای زمانی، طرحریزی و طبق زمانبندی مربوطه عملیاتی میشوند.بعبارت دیگر، طرحریزی تولید و عملیات برای پیادهسازی یا چند استراتژی از میان مجموع استراتژی های دستیابی به اهداف و یا حتی به منظور پیاده سازی بخشی از استراتژی در محدوده زمانی مشخص انجام میشود. شکل شماره 2-4، تبیین ارتباط توصیف شده میان هدف گذاری، تعیین استراتژی و طرحریزی را بهصورت شماتیک تبیین می کند.
شکل 2-3: فرایند طرح ریزی تولید و عملیات در سازمانها(بیاضی طهرابند و همکاران؛1388).