نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل خارجی، توسعه منابع انسانی

2-11-1-2 نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
با استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل خارجی، هریک از عوامل استراتژیک محیط های کلان (اقتصادی، اجتماعی و…)و تخصصی(مشتریان، رقبا و…)مورد ارزیابی قرار می گیرند و از بررسی این عوامل، فرصت ها و تهدیدها شناسایی می شوند. عوامل اولویت دار در یک ستون ماتریس قرار گرفته و با استفاده از ضرایب و رتبه های خاصی امتیازبندی می شوند تا در نهایت مشخص شود که آیا سازمان در آینده ای که می خواهد برای آن برنامه ریزی کند، فرصت های بیشتری خواهد داشت یا با تهدیدهای بیشتری مواجه خواهد شد.
جدول 2 -2، ماتریس ارزیابی عوامل خارجی را نشان می دهد. گام های تهیه این ماتریس عبارتند از:
در این ماتریس عوامل استراتژیک یا اولویت دار خارجی در ستون اول و در قالب فرصت ها و تهدیدها فهرست می شوند.
سپس در ستون دوم با توجه به میزان اهمیت و حساسیت هر عامل، با مقایسه این عوامل با همدیگر، ضریب اهمیتی بین صفر الی یک (0 – 1) به آن عامل ها تعلق می گیرد. تخصیص این ضرایب باید به گونه ای باشد که مجموع ضرایب تمام عوامل بیش از یک 1 نباشد.
در ستون سوم، با توجه به کلیدی یا عادی بودن فرصت ها و تهدیدها به ترتیب رتبه 4 یا 3 (به فرصت ها) و رتبه 2 یا 1 (به تهدیدها) اختصاص پیدا می کند. تخصیص رتبه بدین صورت است که اگر فرصت پیش روی شرکت/ سازمان یک فرصت استثنایی باشد، رتبه 4 و چنانچه یک فرصت معمولی باشد، رتبه 3 به عامل موردنظر داده می شود و اگر تهدید رودر روی شرکت/ سازمان یک تهدید معمولی باشد، رتبه 2 و چنانچه یک تهدید جدی باشد رتبه 1 به عامل موردنظر داده می شود. همانگونه که ملاحظه می شود، روند رتبه دهی به طوری است که هر قدر از فرصت استثنایی به سمت تهدید جدی حرکت می کنیم، میزان رتبه کم تر شده و از 4 به 1 می رسد. در ستون چهارم، ضرایب ستون دوم و رتبه های ستون سوم برای هر عامل در هم ضرب می شوند تا امتیاز آن عامل (فرصت یا تهدید) برای شرکت یا سازمان مشخص شود. در انتهای این ستون از مجموع امتیازات به دست آمده، امتیاز نهایی سازمان از نظر برخورداری از فرصت یا تهدید تعیین می شود. چنانچه جمع کل امتیاز نهایی سازمان در این ماتریس بیش از 5/2 باشد، بدین معنی است که طبق پیش بینی، فرصت های پیش روی سازمان بر تهدیدهای آن غلبه خواهد کرد و اگر این امتیاز کم تر از 5/2 باشد نشان دهنده غلبه تهدیدها بر فرصت ها خواهد بود(رضایی، 1385؛ مردیت1 و همکاران، 2009؛ عمانی2، 2011؛ دوبینز3، 2002).
جدول(2-2 ) ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
عوامل خارجی اولویت دار
ضریت اهمیت نسبی
رتبه
نمره = ضریب اهمیت × رتبه
فرصت ها
تهدیدها
جمع نمره
1
4 ›x › 0
2-11-2 بررسی عوامل داخلی
بررسی و تجزیه و تحلیل محیط خارجی برای کشف فرصت ها و تهدیدها، به تنهایی نمی توانند موجب برتری رقابتی شرکت شوند. مدیران استراتژیک باید به داخل خود شرکت نیز توجه کنند تا بتوانند عوامل استراتژیک داخلی را نیز شناسایی کنند: یعنی نقاط قوت و ضعف که احتمالاً تعیین می کتتد که آیا شرکت قادر خواهد بود که از فرصت ها بهره گیرد و در همان حال از تهدیدها دوری گزیند. به این بررسی داخلی، اغلب تجزیه و تحلیل سازمانی می گویند که به تشخیص و توسعه منابع انسانی می پردازد(هانگر و ویلن 2001، ص96).
محیط های داخلی، درون سازمان وجود دارند و دو عامل، نقطه قوت و ضعف اجزای آن است و معمولاً در حیطه کنترل مستمر و بلندمدت مدیران ارشد هستند. این محیط شامل مالکان اصلی سازمان، هیأت مدیره سازمان، پرسنل، محیط فیزیکی و فرهنگ سازمان است(امینی و سماواتیان، 1389).
عوامل داخلی عواملی هستند که مربوط به درون شرکت یا سازمان هستند و برخلاف عوامل خارجی در کنترل مدیریت سازمان می باشند. از بین عوامل داخلی، عوامل قوت عواملی هستند که نسبت به گذشته سازمان، نسبت به متوسط صنعت یا نسبت به رقبای آن برای سازمان مزیت به حساب آیند. نقاط قوت سازمان شامل مهارت ها و توانایی هایی است که سازمان را قادر می سازد استراتژی هایش را به درستی و به
1.Meredith et al 2. Ommani 3. Dobbins