تأثیر به ‌کارگیری سیستم‌ اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی مدیران حوزه علمیه استان قم

یکی از مهم ترین وظایف مدیران ، تصمیم گیری است. نوبل[1] و هربرت سایمون[2] (1960) معتقدند که فرآیند تصمیم گیری مترادف با مدیریت است ، به طوری که تصمیم گیری هسته و شالوده تمام وظایف مدیریتی است و تصمیم گیری قطعاً برای دستیابی و حفظ مزیت رقابتی شرکت یا سازمان ضروری است (سلی،[3] 1998: 1؛ به نقل از: سرلک و فراتی، 1387: 126ـ127). به گفته بارنارد، تصمیم گیری، اصل و اساس وظایف مدیر را تشکیل می دهد و مهارت مدیر در تصمیم گیری خود را در کارایی وظایف و در کیفیت خدماتی که او ارائه می دهد ، نمایان می سازد (سعادت، 1372: 4).

دلایل متعددی برای پشتیبانی سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) از تصمیم گیری وجود دارد که برخی از متداول ترین آنها شامل فایق آمدن بر محدودیت های فکری انسان در پردازش و ذخیره سازی اطلاعات ، تسهیل ارتباطات و تبادل دانش ، کاهش هزینه ، پشتیبانی فنی و حمایت از کیفیت تصمیم ها در سازمان می باشد (برگرفته از: سرلک و فراتی، 1387: 133ـ134).

به طور کلی رابطه اتخاذ تصمیمات و سیستم های اطلاعاتی عبارت اند از:

    1. فراهم آوردن اطلاعات لازم جهت اخذ تصمیمات مهم و حل مشکلات؛
    1. فراهم آوردن اطلاعات لازم جهت اخذ تصمیمات تکراری و مقایسه ای (مؤمنی، 1372: 528؛ به نقل از: سرلک و فراتی، 1387: 134).

خوانندگان در این فصل با عناصر و اجزای تحقیق حاضر، به طور کلی، آشنا می شوند؛ به طوری که مطالعه این فصل، آنها را قادر می سازد یک دید جامع و فراگیر از این پژوهش به دست آورند و این می تواند آنها را به مطالعه فصل های بعدی ترغیب کند. مطالب این فصل شامل بیان مسئله؛ ضرورت انجام تحقیق؛ فرضیات ، اهداف و روش شناسی تحقیق؛ محدودیت های تحقیق؛ تعریف نظری و عملیاتی واژگان و قلمرو تحقیق است.

1ـ2. بیان مسئله

بررسی و تحلیل نقش سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) در سازمان ها از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چراکه چگونگی جمع آوری ، ذخیره ، پردازش ، انتشار و استفاده از اطلاعات در جهت رسیدن به اهداف سازمانی، امری حیاتی به شمار می آید. دانشگاه و مراکز آموزشی و پژوهشی نیز از این امر مستثنا نیستند و هر گونه تحقیق و پژوهش در رابطه با چگونگی به کارگیری سیستم های اطلاعاتی در آنها، می تواند گام مؤثری در جهت بهره برداری هر چه بیشتر از این سیستم ها بردارد.

با توجه به اینکه در دفترتبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، مشکلات و نواقصی در به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت وجود دارد، پژوهش حاضر می کوشد با ارزیابی جایگاه و نقش سیستم های اطلاعاتی در این سازمان و تأثیرات آنها بر تصمیمات مدیران مربوطه ، اشکالات موجود را ارزیابی کرده و پیشنهاداتی در جهت رفع و یا کاهش آنها ارائه کند. عمده مسائل و مشکلات موجود در واحدهایی که در دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم است عبارت اند از:

    1. فقدان روش ها و رویه های مشخص در فراهم سازی و تأمین اطلاعات؛
    1. گردآوری اطلاعات با محتوا ها و شکل بندی (فرمت) های مختلف در قالب یک نوع طبقه بندی؛
    1. عدم سازوکار مشخص در ثبت و ذخیره اطلاعات؛
    1. نامرتب و پراکنده بودن اطلاعات بایگانی شده از لحاظ شکل بندی و محل قرارگیری؛
    1. تأخیر در بازیابی اطلاعات ذخیره شده؛
    1. الگوها و قالب های ثابت و همیشگی در چگونگی نمایش اطلاعات ارزیابی شده؛
    1. خطا و اشتباه در تجزیه و تحلیل اطلاعات؛
    1. عدم وجود رسانه رسمی واحد برای انتقال اطلاعات به افراد ذی ربط و به دنبال آن، بروز پدیده شایعه پراکنی؛
    1. اِهمال و سستی در ارائه اطلاعات جدید؛
    1. عدم وجود خط مشی ها و سیاست های مشخص در استفاده از اطلاعات در فرآیندهای سازمانی؛
    1. فقدان فرآیندهای رسمی جهت به کارگیری بازخورد اطلاعاتی از افراد؛
    1. کیفیت پایین مدیریت و تصمیم گیری های سازمانی به دلیل نبودِ اطلاعات مناسب (درست، به هنگام و…).

بنابراین، مسئله اصلی تحقیق حاضر را می توان این گونه بیان کرد: آیا تأثیرات به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی مدیران حوزه علمیه قم چگونه است ؟ گفتنی است در پژوهش حاضر، تأثیرات این سیستم ها بر کل فرآیند تصمیم گیری، شامل شناسایی مسئله، شناسایی و ارزیابی راه حل ها، انتخاب راه حل، اجرای راه حل و ارزیابی نتایج مد نظر قرار گرفته است.

1ـ3. ضرورت انجام تحقیق

امروزه هر سازمانی اعم از انتفاعی و غیرانتفاعی، از وجود بی ثباتی، ناشناخته های متغیرهای چرخه های اقتصادی، سیاسی و اجتماعی در وحشت است، به طوری که مدیران همواره با جستجو و کاوش درباره عوامل و پدیده های آن می کوشند تا درصدد مقابله با این عوامل برآیند و تأثیرپذیری سازمان را از تلاطم امواج و نوسانات این ناملایمات کاهش دهند (مؤمنی، 1380: 331ـ332). در چنین شرایطی، بخش اعظمی از موفقیت در تصمیم گیری که اساس فرآیند مدیریتی است، به اطلاعاتِ در دسترس بستگی دارد و بخشی، وابسته به کارکردهایی است که اجزای فرآیند به شمار می روند (آجایی و فادکمی اف.، 2007: 110). بنابراین، مدیران و تصمیم گیرندگان می توانند با به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت که وظایف جمع آوری، پردازش، ذخیره و انتشار اطلاعات در سازمان را بر عهده دارند، بر محیط متغیر و پیچیده امروز فایق آیند.

تاکنون تحقیقات و پژوهش های زیادی پیرامون سیستم های اطلاعات مدیریت به طور عام، و رابطه آن با تصمیم گیری در سازمان ها به طور خاص، انجام گرفته، اما می توان گفت بستر مطالعاتی بیشتر آنها، محیط های غیر حوزوی (غیر دانشگاهی و غیرآموزشی) بوده است. تفاوت پارامتر های اطلاعاتی و تصمیم گیری در یک سازمان دانشگاهی و آموزشی با دیگر مؤسسات و شرکت ها، لزوم توجه بیشتر را به محیط های دانشگاهی و آموزشی نشان می دهد. پرواضح است که جایگاه سیستم های اطلاعاتی در این محیط ها و نقش آنها در ارائه اطلاعات جهت تصمیم گیری مدیران، اهمیت بالاتری نسبت به دیگر سازمان ها دارد؛ چراکه مأموریت اصلی سازمان های پژوهشی و دانشگاهی که تولید علم و بالندگی افراد است، در میان همه جوامع از ارزش بیشتری برخوردار است و این امر، مدیران این سازمان ها را وامی دارد تا در انجام فعالیت های مدیریتی شان که زیربنای همه آنها تصمیم گیری است، دقت و توجه بیشتری داشته باشند. همچنین، ارزیابی و بررسی تأثیرات به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت بر تصمیم گیری مدیران حوزه علمیه، می تواند نگرش و دید تازه ای را پیش روی توسعه دهندگان و کاربران سیستم های اطلاعاتی قرار دهد و آنها را با منافع و مزایا، و حتی مشکالات به کارگیری این سیستم ها در چنین سازمان هایی آشنا سازد.

گفتنی است عدم توجه یا کم توجهی به انجام چنین پژوهش هایی می تواند باعث عقب ماندگی سازمان های آموزشی و پژوهشی از دیگر سازمان ها و شرکت ها شود، به طوری که هر روزه شاهد افت کیفیت در تمام جنبه ها و وظایف این سازمان ها خواهیم بود؛ به عبارت دیگر، اگر تحقیقات و بررسی های اندکی در مورد سیستم های اطلاعات مدیریت و تأثیرات آنها در محیط های دانشگاهی و پژوهشی انجام گیرد، ممکن است مدیران و همه کسانی که در این سازمان ها فعالیت می کنند و به نوعی با سیستم های اطلاعاتی سروکار دارند، با تمام منافع و مزایا، و حتی محدودیت های به کارگیری این سیستم ها آشنا نشوند و به همین دلیل نتوانند به خوبی از عهده وظایف مدیریتی و اطلاعاتی خود برآیند.

بنابراین، پژوهش حاضر با در نظر گرفتن ضرورتِ توجه به این موضوع، بر آن است تا نقش سیستم های اطلاعات مدیریت در تصمیم گیری مدیران حوزه علمیه قم را بررسی و تحلیل کند.

1ـ4. فرضیات تحقیق

این پژوهش شامل یک فرضیه اصلی است که آن را می توان بر اساس مدل عقلایی فرآیند تصمیم گیری (برگرفته از: هَچ، 1385: 2/438) به پنج فرضیه فرعی بسط داد:

1ـ4ـ1. فرضیه اصلی

بین به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت و تصمیمات مالی مدیران حوزه علمیه قم رابطه معنی داری وجود دارد.

1ـ4ـ2. فرضیات فرعی

ـ بین به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت و شناسایی مسئله رابطه معنی داری وجود دارد؛

ـ بین به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت و شناسایی و ارزیابی راه حل ها رابطه معنی داری وجود دارد؛

ـ بین به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت و انتخاب راه حل رابطه معنی داری وجود دارد؛

ـ بین به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت و اجرای راه حل رابطه معنی داری وجود دارد؛

ـ بین به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت و ارزیابی نتایج رابطه معنی داری وجود دارد.

1ـ5. اهداف تحقیق

این تحقیق به منظور تحقق اهداف زیر انجام می شود:

1ـ5ـ1. هدف اصلی

افزایش شناخت مدیران از تأثیرات به کارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی در محیط های علمی و فرهنگی  و بهره مندی از نتایج آن.

1ـ5ـ2. اهداف فرعی

ـ شناخت بهتر سیستم های اطلاعات مدیریت و تأثیرات حاصل از به کارگیری آنها؛

ـ آشنایی با مشکلات سیستم های اطلاعات مدیریت و چگونگی رفع و یا کاهش آنها؛

ـ آشنایی با فرآیند تصمیم گیری و مدل های اتخاذ تصمیم در سازمان؛

ـ شناسایی نقش سیستم های اطلاعات مدیریت در هر کدام از مراحل فرآیند تصمیم گیری.

1ـ6. روش شناسی تحقیق

1ـ6ـ1. روش تحقیق

پژوهش حاضر از لحاظ هدف، کاربردی است و از نظر روش، پیمایشی ـ میدانی به شمار می آید. به عبارت دیگر، موضوع این تحقیق، بررسی شرایط موجود سیستم های اطلاعات مدیریت و رابطه آن با تصمیم گیری مالی مدیران در حوزه علمیه (دانشگاه ها و مؤسسات) می باشد و داده ها از طریق توزیع پرسش نامه در میان تعدادی از مدیران مربوطه جمع آوری شده اند.

1ـ6ـ2. روش گردآوری داده ها

در این تحقیق از دو روش کتابخانه ای و میدانی برای جمع آوری داده ها استفاده شده است. در روش کتابخانه ای با مطالعه کتب و مقالات، مطالب مربوط به ادبیات موضوع جمع آوری شده و در روش میدانی، با تجزیه و تحلیل پرسش نامه های توزیع شده، داده ها گردآوری شده اند.

1ـ6ـ3. روش تجزیه و تحلیل داده ها

در پژوهش حاضر برای تجزیه و تحلیل داده ها از نرم افزار SPSS و از روش های آمار توصیفی و استنباطی، شامل آزمون t تک نمونه ای، آزمون فریدمن و ضریب همبستگی اسپیرمن استفاده شده است.

1ـ6ـ4. جامعه آماری و حجم نمونه

جامعه آماری این تحقیق، مدیران حوزه علمیه قم، به تعداد 155 نفر و در سمت های شغلی ریاست، قائم مقام، معاون، مدیر و سرپرست می باشند که با استفاده از فرمول   ، 78 نفر از این مدیران به عنوان حجم نمونه انتخاب شده اند.

1ـ7. محدودیت های تحقیق

طبیعتاً هر پژوهشی در حین انجام با یک سری محدودیت ها و موانع مواجه می شود. این تحقیق نیز از این امر مستثنا نبوده و با محدودیت هایی به شرح زیر روبه رو بوده است:

    1. عدم همکاری مسئولان بعضی از واحدها با پژوهشگر در جهت ارائه اطلاعات؛
    1. نبود چارت سازمانی بعضی از واحدها در وب سایت رسمی آنها؛
    1. وجود تفاوت بین چارت سازمانی با آنچه که رسماً در عمل وجود دارد در بعضی از واحدها؛
    1. عدم مشارکت برخی از مدیران در تکمیل پرسش نامه ها.

1ـ8. تعریف نظری واژگان تحقیق

اطلاعات: داده های مربوط و هدفدار هستند که از پردازش، سازمان دهی و ترکیب داده ها ایجاد می شوند تا آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند (هویدا و بهنامی راد، 1387).

سیستم های اطلاعات مدیریت: سیستمی یکپارچه و مبتنی بر رایانه است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری را فراهم می کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: 1. سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، 2. سیستمی رایانه ای که نرم افزارهای اطلاعاتی را از طریق پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می کند، 3. رابط بین کاربر ـ ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می دهد، 4. ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و 5. پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری (آواد، 1988: 5؛ به نقل از: سرلک و فراتی، 1387: 22).

تصمیم گیری: تصمیم گیری را می توان به عنوان فرآیندی تعریف کرد که شامل تعریف مسئله، ارزیابی راه حل ها، اتخاذ تصمیم (انتخاب راه حل ها)، اجرای تصمیم و ارزیابی نتیجه است (بووی، 1993: 172؛ به نقل از: فیضی، 1384: 68).

شناسایی مسئله: مسئله عبارت است از چیزی که از توان سازمان برای رسیدن به هدف می کاهد؛ به دیگر سخن، مسئله بر وضعیتی دلالت دارد که سازمان را از کسب اهدافش بازمی دارد (رضاییان، 1387: 148). برای حل یک مسئله، ابتدا باید آن را شناخت و تعریف صحیحی برای آن ارائه کرد؛ یعنی ابتدا باید تعیین شود که چه وضعیتی بر وجود مسئله دلالت دارد و کدام مسئله باید حل شود (رضاییان، 1387: 134ـ135).

شناسایی و ارزیابی راه حل ها: حل مطلوب مسائل عمده، در گرو شناسایی و تعیین راه حل های ابتکاری و بدیع است. پس از آنکه مدیر، مجموعه ای از راه حل های مطلوب را ایجاد و جمع آوری کرد، باید آنها را از حیث نحوه اثرگذاری و کارکردشان در حل مسئله ارزیابی کند (برگرفته از: رضاییان، 1387: 150).

انتخاب راه حل: راه حل مناسب بر مبنای میزان اطلاعات موجود در دسترس مدیر، قدرت قضاوت وی، و موازنه ای که مدیر میان متغیرهای گوناگون برقرار می کند، انتخاب می شود (رضاییان، 1387: 151).

اجرای راه حل: اعتبار یک تصمیم یا راه حل، وابسته به آن است که قابل اجرا باشد. گاهی این تصور نادرست پیش می آید که با اتخاذ تصمیم، اجرای آن قطعی است؛ در حالی که اگر کارکنان مایل (یا قادر) به اجرای آن نباشند، آن تصمیم، تصمیمی مطلوب و مؤثر نخواهد بود (رضاییان، 1387: 152).

ارزیابی نتایج: مرحله نهایی فرآیند تصمیم گیری، ارزیابی نتایج و فراهم کردن بازخورد درباره تصمیم و اجرای آن است. این کار میزان تطابق نتایج با انتظارات را نشان می دهد که در صورت لزوم، مدیران تغییراتی را برای اصلاح تصمیم یا اجرای آن اعمال کنند. اگر تصمیم اصلی نتایج مطلوب را به بار نیاورد ممکن است ناشی از درست تعریف نشدن مسئله باشد و شاید نیاز به جایگزینی راه حل دیگری به جای راه حل انتخاب شده باشد (فیضی، 1384: 88).

مدیران: می توان گفت که «مدیر کسی است که مسئولیت عملکرد یک یا چند نفر در سازمان را به عهده دارد». مدیران با مجموعه متنوعی از عناوین به منزله سرپرست، رهبر گروه، رئیس بخش، مدیر اداره، معاون و مانند آن، انجام وظیفه می کنند و کارکنان را به کار می گیرند (رضاییان، 1387: 18).