افزایش فوق العاده حجم اطلاعات ، ذخیره الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات ، به طور کلی ارزش دانش را افزوده است ، زیرا فقط از طریق دانش است که این اطلاعات ارزش پیدا می کند ، دانش همچنین ارزش بالایی پیدا می کند . زیرا به اقدام نزدیک تر است . اطلاعات به خودی خود تصمیم ایجاد نمی کند ، بلکه تبدیل اطلاعات به دانش مبتنی بر انسان هاست که به تصمیم و بنابراین به اقدام می انجامد (ویگ ، 1997).
تغییر هرم سنی جمعیت و ویژگی های جمعیت شناختی که فقط در منابع کمی به آن اشاره شده است . بسیاری از سازمان ها در یافته اند که حجم زیادی از دانش مهم آنها در آستانه بازنشستگی است . این آکاهی فزاینده وجود دارد که اگر اندازه گیری و اقدام مناسب انجام نشود ، قسمت عمده این دانش و خبرگی حیاتی به سادگی از سازمان خارج شود (سی نت ، 2004).
تخصصی تر شدن فعالیت ها نیز ممکن است خطر از دست رفتن دانش سازمانی و خبرگی به واسطه انتقال یا اخراج کارکنان را به همراه داشته باشد (همان منابع ، 2004).
زمانی که سازمان ها به سرعت به فناوری روی آوردند ، تصور کردند که قدرت فوق العاده رایانه ، سیستم ها وبانک های اطلاعاتی پیشرفته می تواند بر کلیه مشکلات سازمانی فائق آید ، بنابراین بخش های فناوری اطلاعات مرکز فعالیت های مدیریت دانش بودند . اما وقتی خبرگی و دانش نهفته انسان ها مرکز توجه واقع شد ، سایر رشته ها و بخش ها نیز به تدریج درگیر شدند . در بدو امر به مدیریت دانش فقط از بعد فناوری نگاه می شد و آن رایک فناوری می پنداشتند . اما بتدریج سازمان ها دریافتند که برای استفاده واقعی از مهارت کارکنان ، چیزی ماورای مدیریت اطلاعات مورد نیاز است. انسان ها در مقابل ابزارهای چاپی یا الکترونیکی ، در مرکز توسعه ، اجرا و موفقیت مدیریت دانش قرار می گیرند و همین عامل انسانی وجه تمایز مدیریت دانش از مفاهیم مشابهی چون مدیریت اطلاعات است ( بلر و دیگران ، 2002).
باتوجه به مطالب فوق ، در عمل اهداف مدیریت دانش را می توان به صورت زیر خلاصه کرد : ایجاد انباره دانش ، ارتقای دارایی های دانشی ، بهینه سازی فضای دانشی و مدیریت دانش به عنوان یک دارایی (داونپورت ودیگران ،1998).
2-2-1مفهوم مدیریت دانش
تاکنون تعاریف مختلفی از مدیریت دانش ارائه شده است . مدیریت دانش ناظر برمجموعه ای از فرایند هاست که طی آن جریان دانش در یک جامعه به صورت مستمر و فزاینده هدایت می شود (سانتوس ودیگران ،2004).
مدیریت دانش فرآیند شناسایی دارایی هوشمند و ایجاد فرهنگ و زیر ساختهای اطلاعاتی است که مشارکت و فراگیری را ترغیب می نماید . این فرآیند به دنبال ایجاد سرمایه هوشمند به وسیله بدست آوردن ، پرورش و استفاده از تمامی آن چیزی است که کارکنان می دانند . این سرمایه در سازمان های دانش محور امروزی ، زبان مشترکی است که ایده ها ، مفاهیم و اطلاعات جدید را بکار گرفته ، “دانش جمعی ” را به وجود می آورد که با انتقال آن به محصولات و خدمات جدید ، ارزش افزوده ایجاد می کند . در حقیقت نکته اساسی در مدیریت دانش تعیین و استخراج گوهر دانش از دریای ژرف اطلاعات است . با توجه به این که ارزش می توان هم مادی و هم غیر مادی باشد مدیریت دانش راهنر ایجاد ارزش از دارایی های هوشمند دانسته اند (Belinger,2004) . این مدیریت سرمایه های هوشمند را ازتخریب حفظ نموده ، فرصت هایی را برای افزایش کیفیت تصمیمات ، خدمات و فرآوده ها از طریق افزودن آگاهی و ارزش و فراهم آوردن انعطاف پذیری جستجو نموده و باممیزی از سرمایه های هوشمند ، عملیات بحرانی و تنگناهای بالقوه ای که جریان دانش را ازمسیر استفاده منحرف می سازند ، مشخص می نماید . به این ترتیب نیروی انسانی سازمان را قادر به مواجهه با موقعیت های مطرح شده و پیش بینی موثر و ساختن آینده می نماید (Sveiby,2001).
واژه مدیریت دانش تعاریف مختلفی داردکه برخی از آنها عبارتند از بخشی از مجموعه سلسه مراتب متشکل از داده ها ، اطلاعات ، دانش و معرفت است .
موقعیتی است که به اطلاعات داخل سازمان ارزش می بخشند .
مسیری است که در آن دانش خلق و کسب شده و برای نیل به اهداف استفاده می شود .
روند آگاهانه ایجاد ، اعتباربخشی ، ارائه و توزیع دانش و کاربرد آن است .
فرآیند نظام مند نمودن ، انتخاب ، سازماندهی و ارائه دادن ، اطلاعات و دانش بگونه است که درک فرد را در زمینه خاص و مورد نظر بهبود دهد .
به سازمان کمک می نماید تا از مجموعه تجربیات حاصله درک مدون و شفافی بدست آورده و انعظاف پذیری را افزایش می دهد .
مجموعه از اعمال منظم و نظام مند است که برای بدست آوردن با ارزش ترین نتیجه از دانش در دسترس انجام می شود ( کوریا و دیگران ، 2003: به نقل از کاویانی و نیازی ).
اجرای مدیریت دانش در سازمان منجر می شود دانش تولید شده توسط افراد برای همیشه در سازمان باقی بماند و در نتیجه ی خروج کارکنان از سازمان ، دانش تولید شده با توجه به هزینه ای که سازمان صرف تولید آن کرده است از سازمان خارج نمی شود . هدف مدیریت دانش شناسایی ، جمع آوری ، دسته بندی، و سازماندهی ، ذخیره ، اشتراک ، اشاعه و در دسترس قرار دادن دانش در سطح سازمان می باشد . در سازمان هایی که به شکل سنتی اداره می شوند دانش از بالا به پایین در طول خطوط سازمانی در جریان است . در این صورت دانش به ندرت در زمان درست و درجایی که بیشترین نیاز به آن وجود دارد ، قابل دسترس است . اما در سازمان های دانش محور که به اجرا و پیاده سازی مدیریت دانش پرداخته اند ، دانش در کل سازمان جاریست و هرکس به فراخور نیاز خود در
زمان مناسب می تواند از آن در جهت انجام وظایف خود استفاده کند . برای تفهیم بیشتر این مساله می توان چرخه مدیریت دانش را به شکل (2-2) در نظر گرفت (کریمی ، 1385) .
شکل 2-2 نمودار چرخه مدیریت دانش
عناصر اصلی چرخه مدیریت دانش مطابق شکل ، تولید، سازماندهی ، ذخیره ، اشتراک و استفاده می باشد. دانش از طرق مختلفی به دست می آید ، یا از طریق افرادی که دانش را دارا می باشند و یا از طریق انتشارات مختلف ، کنفرانس ها، نشست ها به دست آید . دانش به دست آمده در داخل یا خارج سازمان ، که مفید بوده و سازمان را در ادامه حیات خود یاری می رساند ، شناسایی شده و کلیه آنها جمع آوری می شود. سپس دسته بندی شده و براساس نظم خاصی سازماندهی می شود . دانش سازماندهی شده ذخیره و نگهداری می شود ، این دانش می تواند به اشکال مختلفی ذخیره و نگهداری شود مثلاً در پرونده ها ، پایگاه داده ها ، کتابخانه ها و سپس دانش ذخیره شده به اشتراک گذاشته می شود و در نتیجه ی اشاعه آن ، در سطح وسیعی در دسترس همگان قرار می گیرد . سرانجام این دانش باید مورد استفاده و بهره برداری کسانی که به آن نیاز دارند قرار بگیرد. دانش می تواند در سطح گسترده ای به کمک اینترنت در دسترس و مورد استفاده بسیاری از افراد قرار گیرد (همان منبع ، 1385).
2-2-2 تعاریف مدیریت دانش از دیدگاه صاحبنظران
از مدیریت دانش تعاریف مختلفی به عمل آمده است . اما دقت در تعاریف روشن می سازد که بیشتر تفاوت تعاریف در ظاهر و بیان تعریف است و در اصل همه صاحبنظران بر یک مفهوم واحد از مدیریت دانش تاکید دارند :