اطلاعات: اضافه کردن زمینه و تفسیر به داده‌ها است و ارتباط آنها به یکدیگر، موجب شکل‌گیری اطلاعات می‌شود. اطلاعات داده‌های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است.ارتباط داده‌ها ممکن است بیان‌کننده اطلاعات باشد. ممکن است صرفا ارتباط داده‌ها به اطلاعات منجر نگردد مگر این که موجب درک مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده‌های خلاصه شده را دربر می‌گیرد که گروه‌بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده‌اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند. می‌توان با بررسی اطلاعات به اتخاذ تصمیمات پرداخت.اطلاعات معمولا شکل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره‌های انباشته شده را به خود می‌گیرند و اعداد و گزاره‌ها را به صورت خلاصه شده ارائه می‌کنند.اطلاعات برخلاف داده‌ها، معنی‌دار هستند.
دانش: اضافه کردن درک و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعات می‌گردد. خلاصه‌سازی هرچه بیشتر(انباشت) اطلاعات اولیه به دانش منجر می‌شود. دانش را در این حالت می‌توان بینش‌های حاصل از اطلاعات و داده‌هایی تعریف کرد که می‌تواند به روش‌های مختلف و در شرایط گوناگون موثر و قابل تقسیم باشد.دانش به حداقل رساندن جمع‌آوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش دسترسی به اطلاعات.دانش کارآمد کمک می‌کند تا اطلاعات و داده‌های ناخواسته حذف شوند.دانش یک ادراک و فهم است که از طریق تجربه، استدلال، درک مستقیم و یادگیری حاصل می‌شود.زمانی که افراد دانش خود را به اشتراک می‌گذارند، دانش هریک افزایش می‌یابد و از ترکیب دانش یک فرد با افراد دیگر، دانش جدید حاصل می‌شود. دانش را تابعی از اطلاعات، فرهنگ و مهارت‌ها بیان می‌کنند.
شکل(2-1)ارتباط بین داده،اطلاعات،دانش،خرد
تفاوت اطلاعات با دانش
اطلاعات معمولاً شکل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره‌های انباشته شده را به خود گرفته و غالباً اعداد و گزاره‌ها را در شکلی خلاصه شده تلفیق و معنایی را افاده می‌کند که بزرگتر از آن چیزی است که از داده‌های خام مکشوف می‌گردد. ولی نظریه پردازان و دست اندرکاران دانش همگی بر این باورند که این اطلاعات است، نه دانش.
در جدول زیر برخی از تفاوتهای اطلاعات و دانش را بیان می‌نماید (عبدالله وسلاماتم ،2005:ص197):
تفاوت اطلاعات با دانش
دانش اطلاعات
اطلاعات قابل بکارگیری داده‌های پردازش شده
امکان پیش‌بینی کردن یا تصمیم‌گیری‌های پیش‌بینی شده را فراهم می‌کند فقط حقایق را به ما می‌دهد
انتقال آن به دیگران دشوار است و به سختی می‌توان آن را بیان کرد به سادگی بطور مکتوب درمی‌آید
به هم پیچیده، نامشخص و نیمه ساختار یافته است روشن، قطعی، ساختار یافته و ساده است
در ارتباط بین افراد قرار دارد، درک مستقیم بر اساس تجربه، توانایی افراد برای مقایسه وضعیتها و مشکلات و پاسخها می‌باشد با روش گردآوری، تصحیح، زمینه‌سازی و محاسبه اطلاعات بدست می‌آید
به مالک آن بستگی دارد بستگی به مالک آن ندارد
ماهیت دانش سازمانی
مهارت های افراد برای پایگاه دانش سازمان حیاتی اند. دانش سازمانی برخلاف دانش فردی پویا است و به وسیله ی نیروهای مختلف جابجا می شود. توانایی تبدیل داده به دانش و استفاده از آن در جهت منفعت سازمان، کارکنان را به عوامل اولیه دانش سازمان تبدیل می کند. اما تخصص فردی افراد، تنها نوع تخصص نیست،بیشتر فرایندهایی که برای فعالیت سازمانی موفق ضروری اند، وابستگی بیشتری به عناصر گروهی دانش دارند. پایگاه دانش سازمانی، دارایی دانش فردی و گروهی را شامل می شود که سازمان در انجام وظایف خود می تواند از آن ها استفاده کند. پایگاه دانش همچنین داده و اطلاعاتی را شامل می شود که بر اساس آن ها سازمان بنیان نهاده می شود. محیط دانشی که امروزه سازمان ها بایستی در آن عمل کنند، ازلحاظ ساختاری خیلی پیچیده تر ازمحیط چند قرن گذشته است(مینگیو ،1384)
جریان دانش
جریان دانش مجموعه فرایندها، رویدادها و فعالیت هایی است که از طریق آن اطلاعات، دانش و فرا دانش یا خرد از یک وضعیت به وضعیت دیگر تبدیل می شود. بدین ترتیب هرگونه بحث در زمینه دانش باید از داده ها آغاز شود(گانب: ترجمه ایرانشاهی، دوره 18: ص4)
شکلهای صریح و ضمنی دانش
نورث 1991 تفاوت میان یک سازمان موفق و ناموفق را ناشی از اختلاف بین دانش قابل انتقال یا صریح و دانش ضمنی می داند. عبارات صریح وضمنی، اولین بار توسط پولانی 1966 معرفی شد، لیکن عمومیت آنها در مباحث امروز ناشی از کتاب معروف «سازمان دانش زا» نوشته نوناکا و تاکوچی 1995 است .نوناکاو تاکوچی در این کتاب مدعی شدند که تاکنون مدیران کمی موفق به درک مفهوم مدیریت دانش شده اند. چرا که ایشان معنای دانش و الگوهای خلق و به کارگیری آن را بد فهمیده اند از فردریک تیلور تا هربرت سایمون به سازمان به عنوان ماشینی برای پردازش اطلاعات نگاه می شده است. به همین جهت، تنها دانش مفید، دانش رسمی و سیستماتیک یا سخت بوده است: داده ها، رویه های سازمانی، نرم افزارها، فیلمها، گزارشهای سازمانی، بیانیه ماموریت، نمودار سازمانی و امثالهم. این نوع دانش به سادگی قابل پردازش رایانه ای، انتقال الکترونیکی و ذخیره در پایگاههای داده است. شاخصهای سنجش این نوع دانش نیز سخت و شمارش پذیر است:افزایش کارایی، قیمتهای پایین یا افزایش بازگشت سرمایه.