از جمله مهمترین اقداماتی که می بایست در ارتباط با بسته بندی سالم ، رقابتی ، جذاب و ترغیب کننده منطبق با شرایط رقابتی در بازار و نیازها و الزامات جامعه مصرف کننده در جهت برآورده نمودن رضایتمندی در مشتریان ، انجام دهد ، مدیریت فرایند بسته بندی محصولات می باشد. (اصلانی، 1381) و (خاکبیز، 1385)
در این فرآیند فاکتورهای متعددی نحوه بسته بندی محصولات را تحت تاثیر قرار می دهند که طراحی بسته بندی را نیازمند تجزیه و تحلیل و بررسی بر پایه اطلاعات اکتسابی از بخشهای متفاوت موثر بر چگونگی انجام بسته بندی خواهد کرد. عدم تلفیق و انسجام تمامی اطلاعات در جهت اتخاذ تصمیمات هدفمند و استراتژیک که تمامی بخشهای موثر بر این امر را به مشارکت بر انگیزد، بی گمان نتیجه ای جز گمراهی فرآیند طراحی بسته بندی و تنزیل و هدررفت سرمایه های مادی و انسانی به همراه نخواهد داشت. از آنجایی که بسیاری از فعالیتها به نوعی تاثیر گذار و یا تحت تاثیر بسته بندی هستند ، تعجب آور نیست که مسئولیت بسته بندی را می توان در بخشهای مختلف یک واحد تولیدی مشاهده نمود. در واقع کسب اطلاعات کافی، مرتبط و به هنگام از طریق بخشهای مختلف، تصمیمات بهتری را در زمینه طراحی موفق محصولات را بدنبال خواهد داشت.
به منظور رسیدگی سریع و موثر به مسائل و کسب اطمینان از اینکه بسته بندی بطرز مناسبی با اصول فروش و سیستمهای توزیع آن منطبق شده است ، باید تیمی را سازماندهی نمود که اعضای آن از تخصصهای متفاوتی از دانش تجاری بسته بندی و اصول مترتب به آن برخوردار باشند . اعضای چنین سیستمی باید از فرصتهای پیش رو مطلع بوده تا در زمان مناسب اقدامات مقتضی و لازم را در این زمینه انجام دهند. این گونه اقدامات باید به گونه ای باشد که علاوه بر کاهش هزینه ، کاهش شکایات و تسهیل فرایند توزیع و انتقال کالا، به فروش بیشتر آن محصول نیز کمک نماید. علاوه بر آن، در زمان بروز مشکل و یا آن هنگام که ایده پردازی ها و تلنگرهای ذهنی پدیدار می شوند، ارتباط مستمر و سازنده اعضای تیم با یکدیگر و همچنین وجود تعهد لازم در میان اعضاء بسیار مهم و حیاتی خواهد بود. (Chan and Choy,2006)
مدیریت بسته بندی ، پیچیدگی فرآیند بسته بندی و سیر اطلاعاتی موجود در آن را توصیف می نماید و حامل این پیام مهم و اساسی است که طراحی و نحوه انجام بسته بندی محصول نه تنها به همکاری و هماهنگی گروه های متفاتی وابسته است، بلکه فرآیندی مستمر و پویا نیز می باشد.
تیم مدیریت بسته بندی شامل متخصصانی از بخشهای مختلف سازمان است که نگرشهای متفاوتی را نسبت به بسته بندی ابراز می دارند. طراحی نهائی بسته بندی که از توافق جمعی این گروه از متخصصان بخشهای مختلف سازمانی محقق می گردد ، می تواند تداعی کننده تجمیع و تلفیق نیازهای مصرف کننده با هزینه رقابتی و مطلوبیت بهینه محصول در قالب بسته بندی ممتاز و رقابتی برای مشتریان باشد. (Chan and Choy,2006)
برای هر یک از اعضای تیم بسته بندی می توان وظایف و مسئولیتهایی را تعریف نمود که با ایفا و انجام آنها ، مدیریت بسته بندی به توفیق قابل ملاحظه ای در ارائه بسته بندی اجتماعی دست یابد. جدول ذیل وظایف برخی از اعضای حاضر در تیم مدیریت بسته بندی را تشریح و تبیین می نماید.
ردیف
اعضای تیم
نیازها و مسئولیت ها
1
مهندسین بسته بندی
درک نقاط قوت و ضعف اساسی بسته بندی به اندازه ، ماهیت اقتصادی آنها بصورت کلی – ایجاد ارتباط پایدار بین خصوصیات محصول و نیازمندیهای چگونگی بسته بندی برای آن محصولات
2
مدیر تولید
آشنایی با روشهای متنوع حمل و نقل و تاثیر این روشها بر نوع بسته بندی ، که می توانند با شناخت کاملی که از محدودیت ها و ظرفیت های انبارداری در طی دوره توزیع و …. دارند به این فرایند کمک می نمایند .
3
متخصصین توزیع
تهیه مواد اولیه لازم برای بسته بندی از عرضه کنندگان ، آگاهی از شرایط رقابتی بازاری در عرصه خرید هایی که بسته بندی به نوعی به آنها وابسته است و آگاه سازی اعضاء تیم نسبت به آن و در نهایت آگاهی نسبت به فعالیتهای شرکت های بسته بندی و محصولات جدید ارائه شده توسط آنان
4
مسئول خرید
ایجاد تمایز در بسته بندی شرکت به شکل بسته های قابل بازیافت که خود می تواند بر نحوه خرید موادی که شرکت برای تهیه بسته بندی از آنها استفاده می نماید ، تاثیر گذار باشد .
5