سازماندهی زمان کار
زمان به عنوان یکی از عوامل موثر در تولید و بهره وری سازمان، جهت به کار گیری به درد بخور، نیاز به سازماندهی داره. به کار گیری به درد بخور از زمان لازم میکنه که از دید نقش زیاد اقتصادی و اجتماعی، مدیریت اون با روش هدف دار کلی سازمان ترکیب شه. بدین گونه میشه برنامه های کاری نیروی انسانی رو طبق پیشرفت و رشد قرار داد. سازماندهی زمان کار معطوف به کلیه فعالیتهای سازمانه. بدین جهت، تقسیم نظام دار زمان به شکل ساعات، روز، هفته، ماه و … به اموری بستگی داره که یه عضو سازمانی باید در پایگاه خود بکنه.
توجه می شه که سازماندهی زمان کار در مفهومی دیگه قرار میگیره که برحسب اندازه فعالیت یه عامل اجرایی به طور اعم، در طول اشتغال زمانی عضو، مثل یه ساعت، یه روز، یه هفته و یه ماه و … طبق وظایف متعین به امور اجرایی تقسیم می شه. این تقسیم زمان به صرف تخصیص ساعت کاری نیس بلکه مقدار بهره وری از صرف اون در مدت اشتغال شاغل، روش زوم شده. پس، نباید تصور شه که در هر سازمانی، چه به وسیله هیئت مدیره، یا دولت، مدت اشتغال روزانه و هفتگی، تعیین می شه.
توجه می شه که در سازماندهی زمان کار، نقش مدیریت زمان مطرحه که چیجوری مدت اشتغال رو به سروسامون یا به کار گیری به درد بخور برسونه. مدت وقتی که در 5 روز هفته در کشورهای صنعتی غرب و بعضی از سازمانهای جوامع شرق به اشتغال کارمند اختصاص داره، این سئوال رو مطرح می کنه که چیجوری میشه نیازای کارکنان رو جهت آمادگی به درد بخور اونا، در روزایفراغت برطرف کرد. هر کدوم از جوامع صنعتی به یه جور رابطه روزایفراغت رو با روزایاشتغال روش زوم کرده و بدین نتیجه رسیدن که سازماندهی زمان کار نمی توند بدون توجه به زمان فراغت باشه. بعضی از کشورها پس به عواملی توجه کردن که از آن جمله میشه ذکر کرد. سوئد، ژاپن، نروژ و دانمارک به رفاع اجتماعی توجه کردن. آلمان، اتریش، بلژیک، هلند و فرانسه به ایجاد اشتغال مربوط به رفاه اجتماعی معطوف شدن. در کانادا و کبک به نیازای فوری بازار کار توجه، و مشغله هایی رو در مورد اون ایجاد کردن.
در کشورهای شرقی که اکثرا به متغیرهای داخل سازمانی توجه می کنن، کمتر به سازماندهی روزایفراغت توجه می شه که جای اون در این بحث خالیه. پس به شکل های جور واجور سازماندهی زمان کار که در تموم جوامع به یه جور مطرحه می پردازیم. در این گذر، هر چند سازماندهی کمی صرف مطرح نیس و این مورد در سازمانهای دولتی بیشتر رواج داره، بنابر این در شکل های جور واجور سازماندهی، ناگزیر مدت اشتغال کارکنان رو که از طرف قانون و دولت تعیین می شه، جزء این تقسیم بندی میگیم.
سازماندهی زمان از راه مشارکتی
در این سازماندهی که جنبه قانونی – دولتی داره، زمان معلومی واسه اشتغال کارکنان مشخص می شه که طبق وظایف مشخص هر عضوی فعالیت می کنه. این برنامه ریزی برحسب نوع سازمان از نظر نوع فعالیت و امکانات اجرایی که بعضی وقتا در نوسانه. طوری که در بعضی از سازمانها، 5 روز هفته و در بعضی، 5/5 روز و در یه سری های دیگه، 6 روز منظور می شه. در جوامع پیشرفته، حق الزحمه روزای کم شده کار در سازمانهای تولیدی و خدماتی از طریقی بیمه بیکاری پرداخت می شه و واسه روزایتعطیلی از راه ایجاد تسهیلات واسه سرگرمی و خودسازی اقدام می شه.
سازماندهی زمان از راه اشتغال مشارکتی
در این نوع سازماندهی، دو یا چند شغل در انجام چیزی مشارکت دارن. حق الزحمه به نسبت مشارکت بین مشترکین در کار تقسیم می شه. هدف این نوع سازماندهی، کمک به افرادیه که تموم وقت نمی تونن کار کنن و یا اینکه سازمان نمی خواد ایجاد مشاغل کنه. شاغلان مشارکتی در وظایف جور واجور مشارکت می کنن و مسئولیت اونا در رابطه با همه. این نوع سازماندهی می تونه خلاقیت گروهی به وجود بیاره که پاسخگوی هدفهای شغلی باشه.
سازماندهی زمان از راه کار دوره ای
در این نوع سازماندهی، مدت کار، متفاوت از تایم عادی در هفته نسبت به بقیه سازماندهی کاره. در این نوع سازماندهی که واسه انجام امور کمتر از 6 ماه اختصاص پیدا میکنه، ساعت کار می تونه کمتر از عادی و یا بیشتر از آن باشه. این نوع سازماندهی واسه موسسات از دید اینکه سازمان همیشه اعضای جامعه ما این نوع سازماندهی، به شکل استخدام قراردادی نیروی انسانی صورت میگیره. توجه به اینکه اعضا از استخدام موقت دارن، بنابر این از بازنشستگی و بعضی از بیمه های دامنه گیری سازمان برخوردار نیستن. توجه به اینکه نیروی کار جهت کسب زندگی باید کار کنه، بنابر این در زمان معلوم شده به وسیله سازمان به انجام امور می پردازه. در نتیجه، سرعت عمل در سازمان، بهره وری سریع از منابع رو دشت می کنه.
پیشنهاد می شه اگر سازمان دارای تجهیزاتی باشه که می تونه در اعات تعطیلی کارکنان در خدمت امور بیرون از سازمان قرار گیرد و عایدی بسازه، می تونه از سازماندهی کار دوره ای به کار گیری کنه. نیروی انسانی علاقه مند موسسات سازمانی رو در این رابطه میشه به کار گرفت. به طور مثال، در دانشگاهها جهت به کار گیری بهینه از لوازم چاپی، میشه از این نوع سازماندهی زمان کار به کار گیری کرد که خود علاوه بر ایجاد درآمد واسه سازمان، زمینه انگیزه کاری رو واسه کارکنان بوجود میاره. اینم بگیم که این پیشنهاد با اضافه کاری رایج در سازمانهای جامعه ما، که بیشتر زمان به پوچی صرف می شه، فرق داره.
سازماندهی زمان کار طبق ساعت کاری انعطاف پذیر
این نوع سازماندهی که طبق ساعت کاری متفاوت صورت میگیره، کارکنان سازمان رو شامل می شه. سازماندهی زمان برحسب ساعت کاری منعطف، به کارکنان اجازه میده که تایم اشتغال، یعنی زمان شروع و پایان کار روزانه خود رو انتخاب کنن. از جایی که در این سازماندهی، اندازه ساعت کاری مشخص واسه هر فرد کم میشه، پس کارکنان برخوردار از این نوع سازماندهی موظف می شن در بعضی از روزها با ساعت کار بیشتر از عادی، کمبود ساعات خود رو در طول هفته، یا 15 روز و یا یه ماه جبران کنن. این نوع سازماندهی که طبق خواسته نیروی انسانی طراحی می شه، به کارکنان اجاره برطرف کردن مسایل شخصی رو میده.
از جایی که برنامه ریزی این نوع سازماندهی بدلیل خواسته های متفاوت نیروی انسانی در هر سازمانی ممکن نیس، بنابر این کمتر مورد استقبال سازمانها قرار گرفتهه. در سازمانهایی که انجام بعضی از امور می تونه وابسته به کار جمعی در زمان معلومی نباشه، میشه از این سازماندهی به کار گیری کرد. به طور مثال، نامه رسانه های سازمان می تونن پخش نامها رو طبق این نوع برنامه که احتیاجی به حضور در اول وقت نداره، بکنن و ساعات عادی اشتغال رو با انجام امور دیگری که از طرف سازمان به اونا واگذار می شه، پر کنن.
سازماندهی زمان کار طبق هفته
در این نوع سازماندهی کار، روزای کار در هفته با اضافه کردن به ساعت کار روزانه از روزای اشتغال کم میشه. به طور مثال، اگه یه کارمند باید هفته ای 40 ساعت، روزی 8 ساعت کار کنه، در این سازماندهی می تونه روزانه 10 ساعت کار کنه و در نتیجه، در هفته به جای 5 روز، 4 روز کار کنه. در این نوع سازماندهی، روزایفراغت کارکنان زیاد می شه و کاهش روزای اشتغال بدون کاهش حقوق و دستمزد، موجب افزایش انگیزه کارکنان می شه. با وصف بر این، اشتغال در مدت علاوه بر عادی، (به جای 8 ساعت 10 ساعت)، موجبات خستگی و فرسودگی زودرس نیروی انسانی رو بوجود میاره. هم اینکه، این برنامه نمی توند تموم مشاغل رو شامل شه.
مدیریت زمان، به یه جور مطرح شد. معلوم گردید که نبود توجه به اون، در رفتار سازمانی نیروی انسانی، مثل مدیران تا یه عضو ساده، تاثیر میذاره، در نتیجه، رفتار مطلوب سازمانی رو ضعیف کردن می کنه. چون که در اثر نبود مدیریت زمان، عواملی در سازمان به وجود میاد که موجبات هدر رفتن زمان رو بوجود میاره. وقتی که هر لحظه اون باید در بروز رفتار سازمانی مطلوب تداخل کنه. عوامل موجب هدر رفتن زمان رو که در سطوح بالای سازمانی بیشتر تاثیر میذاره به قرار زیر ذکر می کنیم:
بی تصمیمی، یعنی مدیر یا عامل اجرایی دچار گرگیجگی در اجرا می شه.
بی اعتمادی نسبت به خود، که موجب می شه فرد در هر پایگاهی که باشه به دلیل ندادن زمان به اجرا، دچار خود ناتوانی شه.
جمع کردن اسناد مربوط به کار، که از نبود پاسخگویی به موارد به دلیل ندونستن چه زمانی به چه کاری اختصاص داره، به وجود میاد.
فراموشی و تاخیر در اجرا، که نشأت گرفته از نبود زمان بندی اجراییه.
اشتغال به امور بیرون از برنامه، که خود در اثر نبود تخمین زمان اجرای برنامه به شکل جزء به جزء به وجود میاد.
به جا گذاشتن امور انجام نشده مربوط به روز، به هنگام ترک محل کار، که خلا زمان سنجی و کارسنجی رو میگه.
نبود جمع کردن حواس و در نتیجه، بی نظمی در محیط کار، که به وجود اومده توسط نداشتن برنامه زمان بندی شده.
توجه می شه که مدیریت زمان در جنبه های جور واجور در تقویت رفتار سازمانی نیروی انسانی، کار سازه، بنابر این به کار گیری اون، مددکار مدیران در جلوگیری از هدر رفتن زمونه که اعمال اون در سازمان پیشنهاد می شه. از جایی که مدیران اجرایی مثل بازوان سازمان در بهره وری از منابع با به کار گیری به درد بخور از زمان هستن، بنابر این جهت جلوگیری از هدر رفتن زمان به مدیران اجرایی پیشنهاد می شه:
1- اسناد خود رو منظم کنن.
2- فارغ از هر کاری، زمانی رو جهت رسیدگی به امور ضرب الاجل اختصاص بدن.
3- امور اجرایی رو کدگذاری کنن.
4- واسه دریافت اسناد زیاد، سازماندهی کنن.
5- طبقه بندی اسناد رو نظام بدن.
6- اسناد بی فایده رو دور بریزن.
7- سالی یه بار خونه تکونی اسناد کنن، اسناد لازم رو نگه داشته، اسناد از دور بیرون شده رو دور بریزین.
8- تندخوانی رو یاد بگیرن.
9- قبل از ترک محل کار خود، امور روز بعد رو سازماندهی کنن.
(مصطفی عسکریان، روابط انسانی و رفتار سازمانی ص 175-164)